Kanal für Reklamationen

Jede Person, die bei der EDUCA EDTECH Group arbeitet, muss sich bei ihrer täglichen Arbeit integer verhalten und die Gesetze und internen Regeln einhalten. Sie ist außerdem zur Zusammenarbeit verpflichtet, um zu verhindern, dass jemand unangemessen oder nicht integer handelt.

Daher ist es die Pflicht aller Mitarbeiter, Führungskräfte und Direktoren der EDUCA EDTECH Gruppe, alle vermuteten Unregelmäßigkeiten oder Handlungen, die gegen das Gesetz oder die internen Vorschriften verstoßen, von denen sie Kenntnis haben, zu melden. Nur so kann jeder Verdacht oder jeder Zweifel an einer Unregelmäßigkeit überprüft werden, und es können gegebenenfalls geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die Folgen zu beseitigen und eine Wiederholung der Unregelmäßigkeit in Zukunft zu verhindern und so das berufliche, soziale und ethische Engagement der EDUCA EDTECH Gruppe für die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften zu verbessern.

Gemäß dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Korruptionsbekämpfung sind privatwirtschaftliche Unternehmen mit fünfzig oder mehr Beschäftigten verpflichtet, einen speziellen Kanal für die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden einzurichten. Zu diesem Zweck ist der Verwaltungsrat am 28. Juni 2023 zusammengetreten.

Das Unternehmen beabsichtigt, die Verwaltungsvorschriften der Kanäle in einem einzigen Whistleblower-Kanal der EDUCA EDTECH-Gruppe zu vereinheitlichen, über den Mitarbeiter, Manager, Direktoren und andere Stakeholder der EDUCA EDTECH-Gruppe alle ihnen bekannten Informationen über mögliche Unregelmäßigkeiten, gesetzeswidrige Handlungen oder interne Vorschriften auf jede Art und Weise - formell oder nicht - mitteilen können.

Ebenso können die Mitarbeiter potenziell regelwidriges Verhalten ihrem Vorgesetzten melden, der den Systemmanager des Unternehmens, in dem sie ihre Dienste erbringen, informiert, oder direkt dem Systemmanager der Gruppe, der die entsprechenden Informationen so schnell wie möglich an den Whistleblowing-Kanal weiterleitet und so der oben genannten Kommunikationspflicht nachkommt.

Die Verwaltung des Beschwerdekanals unterliegt den Grundsätzen der Vertraulichkeit der übermittelten Daten und der abgegebenen Erklärungen, des Respekts und der Grundlage, so dass jede nach Erhalt getroffene Entscheidung unter Berücksichtigung der Umstände des gemeldeten Sachverhalts in begründeter und verhältnismäßiger Weise getroffen wird, wobei die Rechte und gebührenden Garantien für den Beschwerdeführer und die gegebenenfalls betroffenen Personen stets in vollem Umfang gewahrt bleiben.

Der Kanal garantiert insbesondere die Vertraulichkeit der Identität von Beschwerdeführern und betroffenen Personen sowie die Vertraulichkeit der Kommunikation. Ebenso wird allen betroffenen Personen die Unschuldsvermutung garantiert. Alle Hinweisgeber genießen angemessenen Schutz, und jede Maßnahme gegen sie, die als Bedrohung, Diskriminierung oder Repressalie verstanden werden könnte, wird geahndet.

Die Meldung über den Whistleblowing-Kanal kann anonym oder nicht anonym erfolgen. Es ist ratsam, eine vollständige Beschreibung des gemeldeten Ereignisses zu geben, die angeblich betroffenen oder beteiligten Personen - falls vorhanden - zu identifizieren und spezifische Daten, Daten, Unternehmen oder Dritte in Bezug auf das beschriebene Ereignis oder die beschriebene Aktion anzugeben; all dies, um gegebenenfalls die spätere Überprüfung der Fakten zu erleichtern, die Gegenstand der Meldung sind.

Anschuldigungen, die in böser Absicht und in dem Wissen, dass sie falsch sind, erhoben werden, werden gemäß den Bestimmungen der Unternehmenspolitik zum umfassenden Disziplinarprogramm disziplinarisch geahndet.

Diese Politik gilt für alle Unternehmen, die die EDUCA EDTECH Gruppe bilden, wie in Art. 11 dieses Gesetzes festgelegt, wobei die Muttergesellschaft eine allgemeine Politik in Bezug auf das interne Informationssystem genehmigen kann, die für alle Unternehmen der Gruppe gilt, ohne die Autonomie und Unabhängigkeit der einzelnen Unternehmen zu beeinträchtigen. 

Für diese Zwecke umfasst die EDUCA EDTECH Gruppe alle Unternehmen, die ihre Unternehmensgruppe bilden, sowie die Unternehmen, die zwar derzeit nicht zu der genannten Gruppe gehören, aber direkt oder indirekt zu ihr gehören können.

In dieser Hinsicht muss der Systemverantwortliche ein leitender Angestellter des Unternehmens sein, wobei es einen für die gesamte Gruppe geben kann, und er muss seine Aufgaben unabhängig und autonom von den übrigen Organen des Unternehmens erfüllen, ohne bei ihrer Ausübung irgendwelche Anweisungen zu erhalten, und er muss über alle erforderlichen persönlichen und materiellen Mittel verfügen, um sie zu erfüllen. Systembeauftragte können wiederum in jedem Unternehmen der Gruppe eingesetzt werden. 

Zu den Aufgaben des Verwaltungsrats der EDUCA EDTECH Gruppe gehört es, die Grundlage für eine angemessene und effiziente Koordinierung zwischen der Gesellschaft und den anderen Gesellschaften der EDUCA EDTECH Gruppe, sowohl in Spanien als auch im Ausland, zu schaffen und in jedem Fall die Entscheidungsautonomie der Leitungsorgane und der Direktoren jeder Gesellschaft zu respektieren, in Übereinstimmung mit dem Unternehmensinteresse der Gesellschaft und jeder der Gesellschaften, die die Gruppe bilden.

Daher ist der Verwaltungsrat der EDUCA EDTECH Gruppe für die Genehmigung dieser Politik verantwortlich und erfüllt damit seine Aufgabe, die Grundlagen zu schaffen, die Instrumente festzulegen und die notwendigen Mechanismen für eine angemessene und effiziente Koordinierung der Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Beschwerdemanagement zu konzipieren, unbeschadet der autonomen Entscheidungen, die für jedes Unternehmen der Gruppe und die Besonderheiten seiner Geschäftstätigkeit gelten.

Der Systemmanager erstattet regelmäßig Bericht über die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Kanal. In diesem Zusammenhang erhält er regelmäßig Informationen über alle einschlägigen Meldungen, die bei der Gruppe eingehen.

Der für das jeweilige Unternehmen zuständige Bereich ist für die Registrierung und Übermittlung der im Unternehmen eingegangenen Meldungen zuständig und leitet sie an den allgemeinen Whistleblowing-Kanal der Gruppe weiter. Sobald die Beschwerden als solche erkannt wurden, überprüft der Systemmanager die gemeldeten Fakten. Nach Abschluss dieser Überprüfung wird die Akte an die betroffenen Bereiche weitergeleitet, damit diese die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können.

Der Systemmanager stellt jederzeit sicher, dass der Bereich "Compliance", der alle Berichte erhält, die als Ergebnis der Überprüfung der gemeldeten Vorfälle erstellt werden, einen möglichst umfassenden Zugang zum Inhalt des Whistleblowing-Kanals erhält. Die von den gemeldeten Sachverhalten betroffenen Bereiche beteiligen sich an der Ausarbeitung und Weiterverfolgung der Aktionspläne.

In diesem Zusammenhang und zur Abmilderung der Folgen eines möglichen Verstoßes kann der Compliance-Bereich in Ausübung seiner Abhilfefunktion verlangen, in die Ausarbeitung und Überwachung der entsprechenden Aktionspläne einbezogen zu werden, wenn der gemeldete Sachverhalt Auswirkungen auf die Compliance-Aspekte hat. Ebenso ist er über die Entwicklung der Analyse des gemeldeten Sachverhalts zu informieren.

Bei der Verwaltung des Whistleblowing-Kanals sind die für die verschiedenen Unternehmen der Gruppe geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Dabei sind insbesondere die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

• Alle Unternehmen müssen die Sicherheitsmaßnahmen für personenbezogene Daten umsetzen, die je nach dem für den Whistle-Blowing-Kanal festgelegten Risikoniveau anwendbar sind, bzw. die Maßnahmen, die aufgrund der geltenden gesetzlichen Bestimmungen und der internen Regelungen zu diesem Aspekt der Gruppe zwingend vorgeschrieben sind. Das Sicherheitsniveau muss mindestens demjenigen entsprechen, das im Rahmen des Systems zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen für sensible Daten oder Daten besonderer Kategorien gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften vorgesehen ist.
• In Anbetracht der Tatsache, dass die EDUCA EDTECH Gruppe die Verwaltungseinheit der Plattform ist, auf der der Beschwerdekanal betrieben wird, muss eine Vereinbarung formalisiert werden, die die Rechte und Pflichten der Parteien (EDUCA EDTECH und die Unternehmen der Gruppe) festlegt, insbesondere die des Datenschutzes.
• Eine angemessene Einhaltung der Verarbeitung personenbezogener Daten muss gewährleistet sein, insbesondere im Hinblick auf das Recht der Inhaber dieser Daten, über deren Verarbeitung informiert zu werden. Alle oben genannten Punkte in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften in jedem Land.

4.1 Zugang zum Kanal und Betrieb des Kanals

Der Beschwerdekanal wird über die folgende Website zugänglich sein: 

• Die Website der EDUCA EDTECH GROUP.
• Eine Rufnummer. In einem solchen Fall wird die Beschwerde aufgezeichnet und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen als Tonaufnahme gespeichert.
• Adressen von E-Mail spezifisch für den Beschwerdekanal, wie festgelegt.

Beschwerden oder Klagen können auch schriftlich an den Systemmanager oder seine Vertreter in den Unternehmen gerichtet werden.

Der Whistleblower-Kanal ist ein einziger Kanal für alle Unternehmen der Gruppe, obwohl die Systemmanager der einzelnen Unternehmen Beschwerden entgegennehmen und an den Systemmanager der Gruppe weiterleiten können. Whistleblower, die anonym bleiben möchten, können dies mit den in dieser Richtlinie festgelegten ausreichenden Garantien tun. 

Jede Maßnahme, die darauf abzielt, einen Mitarbeiter daran zu hindern, eine Mitteilung über den Whistleblowing-Kanal zu machen, wird gemäß den geltenden Arbeits- und Disziplinarvorschriften geahndet.

Die Tätigkeiten zur Registrierung, Zulassung zur Bearbeitung, Überprüfung und Lösung der im Beschwerdekanal eingegangenen Mitteilungen werden unter Berücksichtigung der Merkmale des gemeldeten Sachverhalts und der sonstigen Begleitumstände so schnell wie möglich durchgeführt.

4.2 Registrierung und Klassifizierung von Beschwerden

Alle eingegangenen Beschwerden werden vom Systemmanager unabhängig analysiert, und die Identität des Beschwerdeführers und der gemeldeten Person(en) wird vertraulich behandelt.

Nach Eingang der Mitteilung wird sie mit einem entsprechenden Identifizierungscode versehen und in eine Datenbank eingegeben, in der die Einstufung der Beschwerde und ihr Bearbeitungsstatus erfasst werden. Die Datenbank wird während der verschiedenen Phasen des Verfahrens aktualisiert.

Der Beschwerdeführer erhält innerhalb von 7 Tagen einen Nachweis über die Übermittlung und Registrierung der über den Kanal erfolgten Mitteilung, um die Einhaltung der allgemeinen Pflicht zur Zusammenarbeit gemäß Abschnitt 1 dieser Politik zu belegen.

Die Beschwerden sollten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung geordnet werden. Aspekte, die als besonders wichtig erachtet werden:

• Situationen, die zu einer potenziellen strafrechtlichen Haftung des Unternehmens oder seiner Führungskräfte führen können, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Handlungen, die, wenn sie sich bestätigen, als Korruption im öffentlichen Bereich in jeglicher Form eingestuft werden könnten.
• Situationen, in denen die Gefahr eines Verstoßes gegen bestehende Rechtsvorschriften besteht.
• Situationen, die, wenn sie außerhalb des Unternehmens bekannt werden, dem Image der Gruppe schaden könnten.
• Situationen, die ein Risiko in der "....Geschäftskontinuität".
• Hoher Betrag im Zusammenhang mit der begründeten Beschwerde.
• Anzahl der von dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen oder Gebiete.

Die in diesem Abschnitt angegebene Bewertung bestimmt die Priorität für den Beginn der Überprüfung und die Zuweisung von Ressourcen. Sobald die vorläufige Analyse der Mitteilung durchgeführt wurde, wird der Grad der Relevanz angegeben. 

Sollten später neue Informationen oder Beweise zutage treten, die es ratsam erscheinen lassen, die Relevanz der Beschwerde zu ändern, ist die Änderung der Priorität zu begründen und ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Die im Kanal empfangenen Mitteilungen werden entsprechend ihrer Art und in Übereinstimmung mit den Kategorien klassifiziert, die in der Anhang. Diese Klassifizierung kann aktualisiert werden, wenn sich der Informationsbedarf weiterentwickelt.

Beschwerden, die über den Whistleblowing-Kanal eingehen, sowie Beschwerden im Zusammenhang mit Diskriminierung, Mobbing und sexueller oder geschlechtsspezifischer Belästigung werden gegebenenfalls gemäß den spezifischen Verfahren bearbeitet, die im Unternehmen des Arbeitgebers des Beschwerdeführers für diese spezifischen Angelegenheiten bestehen.

4.3 Vorläufige Analyse der gemeldeten Fakten

Nach Eingang einer Mitteilung entscheidet der Systemmanager, ob sie bearbeitet werden soll oder nicht, wobei er prüft, ob sie die Mindestanforderungen für diesen Zweck erfüllt. Ist die Mitteilung offensichtlich unbegründet oder enthält sie, da sie anonym ist, keine ausreichenden Informationen zur Überprüfung des gemeldeten Sachverhalts, wird sie nicht zur Bearbeitung zugelassen; diese Entscheidung ist zu dokumentieren.

Falls der gemeldete Sachverhalt mehr als ein Unternehmen der Gruppe oder Fachleute, die mehreren dieser Unternehmen zugeordnet sind, betreffen könnte, wird die Meldung von jedem der betroffenen Unternehmen an den Leiter des Gruppensystems gesandt, damit geeignete Koordinierungsmaßnahmen ergriffen werden können, einschließlich der Übertragung der Entscheidung über die Zulassung zur Bearbeitung und der Bestimmung des für die Überprüfung zuständigen Unternehmens.

4.4 Überprüfung des behaupteten Sachverhalts

Wenn die vorläufige Analyse der Beschwerde dies erfordert, geht der Systemmanager dazu über, den gemeldeten Sachverhalt zu überprüfen und zu analysieren, wozu gegebenenfalls die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen des Unternehmens oder mit Dritten erforderlich sein kann.

Während des gesamten Ermittlungsverfahrens gilt für alle betroffenen Personen die Unschuldsvermutung. 

4.5 Lösung der Beschwerde

Nach Abschluss der Überprüfung der gemeldeten Sachverhalte gelangt der Systemmanager zu Schlussfolgerungen, die er an die zuständigen Stellen weiterleitet, und diese Schlussfolgerungen können gemäß den Bestimmungen zur Entwicklung dieser Politik in einem Bericht formell festgehalten werden.

Außerdem muss eine angemessene Einhaltung der Schutzvorschriften gewährleistet sein.

geltenden Datenschutzvorschriften und insbesondere im Hinblick auf die Rechte der betroffenen Personen.

1. Wenn das Vorliegen einer Zuwiderhandlung als nicht erwiesen angesehen wird: Einstellung des Verfahrens.

Wenn festgestellt wird, dass keine Unregelmäßigkeit vorliegt, handeln

Steht die Entscheidung nicht im Einklang mit dem Gesetz oder den internen Vorschriften, wird die Akte geschlossen, ohne dass etwas unternommen werden muss, und archiviert. Diese Entscheidung ist zu dokumentieren.

1. Wenn das Vorliegen einer Zuwiderhandlung als erwiesen gilt:

Wird festgestellt, dass eine Unregelmäßigkeit oder eine Handlung begangen wurde, die gegen das Gesetz oder die internen Vorschriften der Gruppe verstößt, so wird dies dem Leiter des betroffenen Bereichs und dem Bereich Humanressourcen gemeldet, damit entsprechende disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden können. Ungeachtet der Tatsache, dass der Bereich Compliance uneingeschränkten und ständigen Zugang zum Whistleblower-Kanal hat und regelmäßig über den Fortgang der Arbeiten zur Überprüfung und Analyse der Beschwerden informiert wird, hat er formellen Zugang zu allen Berichten über die Beilegung von Beschwerden, die veröffentlicht werden.

In den Fällen, die aufgrund ihrer Relevanz als notwendig erachtet werden, können sie auf Antrag eines der oben genannten Bereiche übertragen werden:

• an den Ausschuss für Disziplinarmaßnahmen oder ein gleichwertiges Gremium des Unternehmens, auf das sich der Sachverhalt bezieht, der Gegenstand des Verfahrens ist.
• an den Juristischen Dienst des betreffenden Unternehmens.
• gegebenenfalls an den zuständigen Global Head.

Die Höchstfrist für die Beantwortung des Ermittlungsverfahrens darf drei Monate ab dem Eingang der Mitteilung oder, wenn dem Informanten keine Empfangsbestätigung zugesandt wurde, drei Monate ab dem Ablauf der Sieben-Tage-Frist nach der Mitteilung nicht überschreiten. In besonders komplexen Fällen, die eine Verlängerung der Frist erfordern, kann diese um bis zu drei weitere Monate verlängert werden (Art. 9.2.d) Gesetz 2/2023).

4.6 Aufbewahrung von Informationen

Die Informationen werden im Einklang mit den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen gespeichert und aufbewahrt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ebenfalls in Übereinstimmung mit den geltenden einschlägigen Rechtsvorschriften. In jedem Fall werden eventuelle Forderungen von Behörden, Gerichten und Tribunalen nach Maßgabe der geltenden Rechtsvorschriften und nur während der Verjährungsfrist der Klagen, die sich aus der betreffenden Verarbeitung ergeben können, berücksichtigt.

Alle personenbezogenen Daten, die sich auf erhaltene Informationen und interne Untersuchungen beziehen, werden so lange aufbewahrt, wie es für die Einhaltung des Gesetzes 2/2023 erforderlich und angemessen ist. Wird festgestellt, dass die übermittelten Informationen oder ein Teil davon nicht der Wahrheit entsprechen, werden sie unverzüglich gelöscht, es sei denn, diese Unwahrheit kann eine Straftat darstellen; in diesem Fall werden die Informationen für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt. In diesem Fall werden die Informationen für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt. In jedem Fall sind die Daten zu löschen, wenn seit dem Eingang der Mitteilung drei Monate verstrichen sind und keine Ermittlungen eingeleitet wurden, es sei denn, der Zweck der Speicherung besteht darin, Beweise für das Funktionieren des Systems zu hinterlassen. In keinem Fall dürfen die Daten länger als zehn Jahre aufbewahrt werden. 

4.7 Beschwerden von Mitarbeitern außerhalb der EDUCA EDTECH Group

Wenn ein Dritter eine Beschwerde an einen Mitarbeiter weiterleitet, ist der Mitarbeiter verpflichtet, diese dem Systemadministrator zu melden.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ist ein Dritter außerhalb der EDUCA EDTECH Gruppe (d.h. ein Aktionär, ein Kunde, ein Lieferant usw.), der Informationen über eine Unregelmäßigkeit hat und diese einem Mitarbeiter der Gruppe zur Kenntnis bringt - unabhängig von dem Verfahren, das zur Weitergabe dieser Informationen verwendet wird - verpflichtet, diese Informationen den Leitern der betreffenden Gesellschaften oder Länder mitzuteilen (die gemäß den oben genannten Bestimmungen dieser Politik handeln müssen).

Die Nichtbehandlung von Beschwerden oder Klagen eines Arbeitnehmers gilt gegebenenfalls als Straftat nach Maßgabe der geltenden Rechtsvorschriften. 

Für den Whistleblowing-Kanal gelten die Grundsätze der Vertraulichkeit, des Respekts und der Substanz.

Jede Person, die in gutem Glauben Anzeige erstattet, genießt den gebührenden Schutz gemäß den Bestimmungen der

in den geltenden Vorschriften.

Insbesondere hat jeder Mitarbeiter, der den Whistleblowing-Kanal in gutem Glauben nutzt, um ihm bekannte Unregelmäßigkeiten oder Handlungen, die gegen das Gesetz oder interne Vorschriften verstoßen, entweder anonym oder unter Offenlegung seiner Identität zu melden, Anspruch auf den im Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften und die Korruptionsbekämpfung melden, vorgesehenen Schutz. 

Der Whistleblowing-Kanal wurde so konzipiert, dass ein Hinweisgeber, der anonym bleiben möchte, dies mit ausreichenden Garantien tun kann. Entscheidet sich der Beschwerdeführer aus freien Stücken dafür, seine Identität nicht zu verheimlichen, wird in dem Bericht, in dem die Beschwerde behandelt wird, kein Hinweis auf die Identität des Beschwerdeführers oder der beteiligten Parteien gegeben, um eine angemessene Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Wird der Name des Whistleblowers, aus welchem Grund auch immer, öffentlich bekannt, so wird im Falle eines Mitarbeiters die Personalabteilung des Unternehmens, in dem der Mitarbeiter tätig ist, informiert, um die Stabilität des Beschäftigungsverhältnisses des Mitarbeiters zu überwachen und ihm gegebenenfalls eine Versetzung von seinem derzeitigen Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Jede Maßnahme gegen den meldenden Arbeitnehmer, die als Drohung, Diskriminierung oder Repressalie für die Meldung verstanden werden kann, gilt als arbeitsrechtliches Vergehen im Sinne der geltenden Rechtsvorschriften.

Unbeschadet der Verpflichtung der Mitarbeiter, die Bestimmungen der Geschäftsordnung zu kennen und bei der Ausübung ihrer Tätigkeit entsprechend zu handeln, werden die ordnungsgemäße Verbreitung dieser Politik und das Bestehen des Whistleblowing-Kanals gefördert und sichergestellt.

Diese Richtlinie tritt nach Genehmigung durch den Verwaltungsrat der EDUCA EDTECH Group in Kraft.                 

ANHANG: KATEGORIEN DER KOMMUNIKATION BESCHWERDEKANAL