Canal des plaintes

Chaque personne travaillant au sein du groupe EDUCA EDTECH doit se comporter avec intégrité et respecter les lois et les règles internes dans ses activités quotidiennes et a également le devoir de coopérer afin d'empêcher quiconque d'agir de manière inappropriée ou sans intégrité.

Par conséquent, il est du devoir de tous les employés, cadres et directeurs du groupe EDUCA EDTECH de signaler tout soupçon d'irrégularité ou d'acte contraire à la loi ou aux règles internes dont ils ont connaissance. Ce n'est que de cette manière qu'il sera possible de vérifier tout soupçon ou doute d'irrégularité et, si nécessaire, de prendre les mesures appropriées pour remédier aux conséquences et éviter que l'irrégularité ne se répète à l'avenir, améliorant ainsi l'engagement professionnel, social, éthique et le respect des lois et des règlements du groupe EDUCA EDTECH.

Conformément à la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, les entités du secteur privé ayant cinquante employés ou plus sont tenues de créer un canal spécifique pour la réception et le traitement des plaintes. Le Conseil d'administration s'est réuni à cet effet le 28 juin 2023.

La société a l'intention d'unifier les règles de gestion des canaux en un seul canal d'alerte du groupe EDUCA EDTECH, par lequel les employés, les cadres, les directeurs et les autres parties prenantes du groupe EDUCA EDTECH peuvent communiquer toute information dont ils ont connaissance, par n'importe quel moyen - formel ou autre - sur l'existence d'une éventuelle irrégularité, d'un acte contraire à la loi ou aux règles internes.

De même, les employés peuvent également signaler tout comportement potentiellement irrégulier à leur supérieur hiérarchique, qui en informera le directeur du système de l'entreprise dans laquelle ils fournissent leurs services, ou directement au directeur du système du groupe, qui transmettra les informations correspondantes au canal d'alerte dans les plus brefs délais, remplissant ainsi le devoir de communication susmentionné.

La gestion du canal des plaintes est régie par les principes de confidentialité des données fournies et des déclarations faites, de respect et de fondement, de sorte que toute décision adoptée après réception sera prise de manière motivée et proportionnée, compte tenu des circonstances des faits rapportés, en respectant toujours pleinement les droits et les garanties dues au plaignant et aux personnes concernées, le cas échéant.

En particulier, la Manche garantit la confidentialité de l'identité des plaignants et des personnes affectées, ainsi que la confidentialité des communications. De même, la présomption d'innocence est garantie à toutes les personnes concernées. Tous les dénonciateurs bénéficieront d'une protection adéquate et toute action à leur encontre qui pourrait être considérée comme une menace, une discrimination ou des représailles sera sanctionnée.

La communication par l'intermédiaire du canal de dénonciation peut être faite de manière anonyme ou non. Il est conseillé de fournir une description complète de l'événement signalé, d'identifier les personnes prétendument affectées ou impliquées dans cet événement - le cas échéant - et de fournir des données spécifiques, des dates, des entreprises ou des tiers liés à l'événement ou à l'action décrits ; tout cela afin de faciliter, le cas échéant, la vérification ultérieure des faits qui font l'objet de la dénonciation.

Les allégations faites de mauvaise foi, en sachant qu'elles sont fausses, feront l'objet de mesures disciplinaires conformément aux dispositions de la politique de l'entreprise en matière de programme disciplinaire global.

Cette politique s'applique à toutes les entreprises qui composent le groupe EDUCA EDTECH, comme établi dans l'art. 11 de cette loi, où la société mère peut approuver une politique générale concernant le Système d'Information Interne applicable à toutes les entités du groupe, sans préjudice de l'autonomie et de l'indépendance de chaque entreprise. 

A ces fins, le groupe EDUCA EDTECH comprend toutes les entités qui composent son groupe d'affaires, ainsi que les entités qui, bien que ne faisant pas actuellement partie du groupe susmentionné, peuvent en faire partie directement ou indirectement.

À cet égard, le responsable du système doit être un dirigeant de l'entité, il peut y en avoir un pour l'ensemble du groupe, et il doit exercer ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport au reste des organes de l'entité, sans recevoir d'instructions d'aucune sorte dans l'exercice de celles-ci, en disposant de tous les moyens personnels et matériels nécessaires pour les mener à bien. À leur tour, les responsables du système peuvent être établis dans chacune des sociétés qui composent le groupe. 

Les fonctions du conseil d'administration du groupe EDUCA EDTECH consistent notamment à établir les bases d'une coordination adéquate et efficace entre la société et les autres sociétés du groupe EDUCA EDTECH, tant espagnoles qu'étrangères ; à respecter, dans tous les cas, l'autonomie de décision des organes de gestion et des administrateurs de chaque société, conformément à l'intérêt social de la société et de chacune des sociétés qui composent le groupe.

Par conséquent, le conseil d'administration du groupe EDUCA EDTECH est responsable de l'approbation de cette politique, remplissant ainsi sa fonction d'établir les bases, de fixer les instruments et de concevoir les mécanismes nécessaires pour une coordination adéquate et efficace des activités liées à la gestion des plaintes, sans préjudice des décisions autonomes qui correspondent à chaque société du groupe et aux particularités de son activité.

Le gestionnaire du système rend compte régulièrement de l'activité liée au canal de dénonciation. À cet égard, il reçoit régulièrement des informations sur tous les rapports pertinents reçus par le groupe.

Le responsable de chaque entreprise est chargé d'enregistrer et de communiquer les rapports reçus au sein de l'entreprise elle-même, en les transmettant au canal général de dénonciation du groupe. Une fois les plaintes reconnues comme telles, le responsable du système procède à la vérification et à l'examen des faits rapportés. Une fois la vérification terminée, le dossier est transmis aux secteurs concernés à des fins appropriées.

Le gestionnaire du système garantit à tout moment l'accès le plus large possible au contenu du canal d'alerte au domaine de la conformité, qui reçoit tous les rapports établis à la suite de l'examen des faits signalés. Les secteurs concernés par les faits signalés participent à l'élaboration et au suivi des plans d'action.

À cet égard, et dans le but d'atténuer les conséquences associées à une éventuelle infraction, si les faits signalés ont un impact sur les aspects de conformité, le domaine de la conformité - dans l'exercice de sa fonction de remédiation - peut demander à être impliqué dans la conception et le suivi des plans d'action respectifs. De même, il est informé de l'évolution de l'analyse des faits signalés.

Dans le cadre de la gestion du canal d'alerte, les dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel applicables aux différentes sociétés du groupe doivent être respectées. En particulier, les aspects suivants doivent être pris en compte :

• Toutes les entreprises doivent mettre en œuvre les mesures de sécurité des données personnelles applicables en fonction du niveau de risque établi pour le canal d'alerte ou, le cas échéant, les mesures obligatoires en vertu des réglementations légales applicables et des réglementations internes relatives à cet aspect du groupe. Le niveau de sécurité doit être au moins équivalent à celui prévu par le système de conformité à la protection des données pour les données sensibles ou de catégorie spéciale, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.
• Etant donné que le groupe EDUCA EDTECH est l'entité gestionnaire de la plateforme sur laquelle fonctionne le canal de plaintes, un accord doit être formalisé qui établit les droits et les obligations des parties (EDUCA EDTECH et les sociétés du groupe), en particulier ceux liés à la protection des données.
• Le respect adéquat du traitement des données personnelles doit être garanti, en particulier en ce qui concerne les droits des détenteurs de ces données à être informés de leur traitement. Tout ce qui précède, conformément à la législation applicable dans chaque pays.

4.1 Accès et fonctionnement de la Manche

Le canal de réclamation sera accessible par l'intermédiaire de 

• Les site web du groupe EDUCA EDTECH.
• Un numéro de téléphone. Dans ce cas, la plainte est enregistrée et conservée sous forme d'enregistrement audio, conformément à la loi.
• Adresses des e-mail spécifiques au canal de réclamation, tel qu'il est déterminé.

Les plaintes ou griefs peuvent également être soumis par lettre adressée au gestionnaire du système ou à ses représentants dans les entreprises.

Le canal de dénonciation est unique pour toutes les sociétés du groupe, bien que les gestionnaires de système de chacune des sociétés puissent recevoir des plaintes, qui sont transmises au gestionnaire de système du groupe. Les dénonciateurs qui souhaitent rester anonymes peuvent le faire avec les garanties suffisantes établies dans la présente politique. 

Toute action visant à empêcher un employé de communiquer par l'intermédiaire du canal de dénonciation sera sanctionnée conformément aux règles applicables en matière de travail et de discipline.

L'ensemble des activités d'enregistrement, d'admission au traitement, de vérification et de résolution des communications reçues par le canal de traitement des plaintes est réalisé dans les meilleurs délais, compte tenu des caractéristiques des faits rapportés et des autres circonstances concomitantes.

4.2 Enregistrement et classification des plaintes

Toutes les plaintes reçues seront analysées de manière indépendante par le gestionnaire du système et l'identité de la personne déposant la plainte et de la (des) personne(s) signalée(s) restera confidentielle.

Une fois reçue, la communication se voit attribuer un code d'identification corrélatif et est introduite dans une base de données, dans laquelle sont enregistrés la classification de la plainte et l'état de son traitement. La base de données sera mise à jour tout au long des différentes étapes de la procédure.

Le plaignant recevra, dans un délai de 7 jours, la preuve de la soumission et de l'enregistrement de la communication faite par le canal, afin de vérifier le respect de l'obligation générale de coopération visée au point 1 de la présente politique.

Les plaintes doivent être classées par ordre d'importance. Les aspects jugés les plus pertinents :

• Les situations susceptibles d'engager la responsabilité pénale de l'entreprise ou de ses dirigeants, y compris (mais sans s'y limiter) celles qui peuvent impliquer des actes qui, s'ils sont confirmés, pourraient être qualifiés de corruption dans la sphère publique, sous quelque forme que ce soit.
• Situations où il existe un risque de violation de la législation existante.
• Les situations qui, si elles étaient connues à l'extérieur de l'entreprise, pourraient nuire à l'image du groupe.
• Situations comportant un risque dans le cadre de l'initiative "....".continuité des activités".
• Montant élevé associé à la plainte fondée.
• Nombre de personnes ou de zones touchées par les faits signalés.

L'évaluation indiquée dans cette section déterminera la priorité au moment d'entamer l'examen et l'allocation des ressources. Une fois l'analyse préliminaire de la communication effectuée, le niveau de pertinence sera indiqué. 

Si de nouvelles informations ou de nouveaux éléments de preuve sont découverts ultérieurement et qu'il convient de modifier la pertinence de la plainte, le changement de priorité doit être justifié et dûment documenté.

Les communications reçues dans le canal sont classées en fonction de leur nature et selon les catégories indiquées dans la Annexe. Cette classification peut être mise à jour en fonction de l'évolution des besoins d'information.

Les plaintes reçues par l'intermédiaire du canal de dénonciation et celles relatives à des situations de discrimination, de harcèlement moral et de harcèlement sexuel ou fondé sur le sexe sont traitées, le cas échéant, conformément aux procédures spécifiques qui peuvent exister pour ces questions particulières dans l'entreprise de l'employeur du plaignant.

4.3 Analyse préliminaire des faits rapportés

Une fois la communication reçue, le gestionnaire du système détermine s'il convient de la traiter ou non, en examinant si elle répond aux exigences minimales requises à cette fin. Si la communication est manifestement infondée ou si, étant anonyme, elle ne fournit pas d'informations suffisantes pour vérifier les faits rapportés, elle n'est pas admise au traitement et cette décision est documentée.

Si les faits signalés peuvent affecter plus d'une société du groupe ou des professionnels affectés à plusieurs d'entre elles, la communication est envoyée par l'une des sociétés concernées au directeur du système du groupe afin qu'il adopte les mesures de coordination appropriées, y compris le transfert de la décision d'admission au traitement et la détermination de la société responsable de la vérification.

4.4 Vérification des faits allégués

Lorsque l'analyse préliminaire de la plainte le requiert, le gestionnaire du système procède à la vérification et à l'analyse des faits rapportés, ce qui nécessite, le cas échéant, la collaboration d'autres services de l'entreprise ou de tiers.

Tout au long du processus d'enquête, la présomption d'innocence est garantie à toutes les personnes concernées. 

4.5 Résolution de la plainte

Une fois la vérification des faits rapportés achevée, le gestionnaire du système tirera des conclusions qui seront transmises aux services compétents et, conformément aux dispositions qui développent cette politique, ces conclusions pourront être formalisées dans un rapport.

En outre, il convient de veiller au respect de la législation en matière de protection.

la législation applicable en matière de protection des données et en particulier en ce qui concerne les droits des personnes concernées.

1. Si l'existence d'une infraction n'est pas considérée comme établie : clôture de l'affaire.

S'il est établi qu'aucune irrégularité n'a été constatée, l'acte

Si la décision n'est pas conforme à la loi ou aux règles internes, le dossier est classé sans qu'il soit nécessaire de prendre une quelconque mesure et est archivé. Cette décision est documentée.

1. Si l'existence d'une infraction est considérée comme établie :

S'il est établi qu'une irrégularité ou un acte contraire à la loi ou aux règles internes du groupe a été commis, il est signalé au chef du service concerné et au service des ressources humaines pour qu'ils prennent les mesures disciplinaires qui s'imposent. Indépendamment du fait que le service de conformité dispose d'un accès complet et permanent au canal de dénonciation et qu'il est périodiquement informé de l'avancement du travail de vérification et d'analyse des plaintes, il a un accès formel à tous les rapports sur la résolution des plaintes qui sont émis.

Dans les cas qui, en raison de leur pertinence, sont jugés nécessaires, à la demande de l'un des domaines susmentionnés, ils peuvent être transférés :

• au comité d'action disciplinaire ou à l'organe équivalent de la société à laquelle se rapportent les faits qui font l'objet de l'affaire.
• au service juridique de l'entreprise concernée.
• le cas échéant, au responsable mondial concerné.

Le délai maximum pour répondre à la procédure d'enquête ne peut excéder trois mois à compter de la réception de la communication ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé à l'informateur, trois mois à compter de l'expiration de la période de sept jours suivant la communication. Dans les cas particulièrement complexes nécessitant une prolongation du délai, celui-ci peut être prolongé de trois mois supplémentaires au maximum (art. 9.2.d) de la loi 2/2023).

4.6 Conservation des informations

Les informations seront stockées et conservées conformément aux exigences légales applicables dans chaque cas. Le traitement des données personnelles sera également conforme à la législation applicable en la matière. Dans tous les cas, les éventuelles exigences des administrations publiques, des cours et des tribunaux seront prises en compte, dans les termes établis par la législation en vigueur, et uniquement pendant la période de prescription des actions pouvant découler du traitement en question.

Toutes les données personnelles relatives aux informations reçues et aux enquêtes internes sont conservées pendant la période nécessaire et proportionnée pour se conformer à la loi 2/2023. S'il est établi que l'information fournie ou une partie de celle-ci n'est pas véridique, elle sera immédiatement supprimée, à moins que cette non-vérité ne constitue un délit pénal, auquel cas l'information sera conservée pendant la période nécessaire. En tout état de cause, si trois mois se sont écoulés depuis la réception de la communication et qu'aucune enquête n'a été ouverte, les données doivent être effacées, à moins que la conservation n'ait pour but de laisser des preuves du fonctionnement du système. En aucun cas, les données ne peuvent être conservées pendant une période supérieure à dix ans. 

4.7 Plaintes du personnel extérieur au groupe EDUCA EDTECH

Si un tiers transmet une plainte à un employé, ce dernier est tenu de la signaler à l'administrateur du système.

Conformément aux exigences légales, un tiers extérieur au groupe EDUCA EDTECH (c'est-à-dire un actionnaire, un client, un fournisseur, etc.) qui dispose d'informations sur une pratique irrégulière et les porte à la connaissance d'un employé du groupe - quelle que soit la procédure utilisée pour transmettre cette information - cet employé est tenu de communiquer cette information aux responsables des sociétés ou pays concernés (qui doivent agir conformément aux dispositions susmentionnées de la présente politique).

L'absence de traitement des plaintes ou griefs reçus par un employé est, le cas échéant, considérée comme une infraction, dans les conditions prévues par la législation applicable en vigueur. 

Le canal de dénonciation est régi par les principes de confidentialité, de respect et de substance.

Toute personne qui fait un signalement de bonne foi bénéficie d'une protection adéquate conformément aux dispositions de la

dans les règlements applicables.

En particulier, tout employé qui utilise de bonne foi le canal de dénonciation pour signaler des irrégularités ou des actes contraires à la loi ou aux règles internes dont il a connaissance, que ce soit de manière anonyme ou en révélant son identité, a droit à la protection prévue par la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption. 

Le canal de dénonciation a été conçu de manière à ce qu'un dénonciateur qui souhaite rester anonyme puisse le faire avec des garanties suffisantes. À cet égard, si le plaignant choisit librement de ne pas dissimuler son identité, le rapport de résolution de la plainte s'efforcera de ne pas faire référence à l'identité du plaignant ou des parties impliquées, afin de garantir la confidentialité requise.

Si le nom du dénonciateur devient public, pour quelque raison que ce soit, dans le cas d'un employé, le service des ressources humaines de l'entreprise dans laquelle l'employé travaille en est informé afin de contrôler la stabilité de l'emploi de l'employé et, si cela est jugé approprié, d'accorder à l'employé un transfert de son poste actuel.

Toute action à l'encontre de l'employé qui fait un rapport et qui pourrait être considérée comme une menace, une discrimination ou des représailles pour avoir fait un rapport sera considérée comme une infraction au droit du travail selon les termes établis dans la législation applicable en vigueur.

Sans préjudice de l'obligation des employés de connaître les dispositions du règlement intérieur et d'agir conformément à celles-ci dans l'exercice de leurs fonctions, la diffusion adéquate de la présente politique et l'existence du canal de dénonciation sont encouragées et assurées.

La présente politique entre en vigueur dès son approbation par le conseil d'administration du groupe EDUCA EDTECH.                 

ANNEXE : CATÉGORIES DE COMMUNICATIONS CANAL DE RÉCLAMATION