Canale dei reclami

Ogni persona che lavora nel Gruppo EDUCA EDTECH deve comportarsi con integrità e rispettare le leggi e le regole interne nelle sue attività quotidiane e ha anche il dovere di collaborare per evitare che qualcuno agisca in modo improprio o senza integrità.

Pertanto, è dovere di tutti i dipendenti, dirigenti e amministratori del Gruppo EDUCA EDTECH segnalare qualsiasi sospetto di irregolarità o atto contrario alla legge o al regolamento interno di cui siano a conoscenza. Solo in questo modo sarà possibile verificare qualsiasi sospetto o dubbio di irregolarità e, se necessario, adottare misure adeguate per rimediare alle conseguenze e impedire che l'irregolarità si ripeta in futuro, migliorando così la professionalità, la socialità, l'etica e l'impegno al rispetto di leggi e regolamenti del Gruppo EDUCA EDTECH.

In conformità con la legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, gli enti del settore privato con cinquanta o più dipendenti sono tenuti a creare un canale specifico per la ricezione e il trattamento dei reclami. A tal fine, il Consiglio di amministrazione si è riunito il 28 giugno 2023.

La Società intende unificare i regolamenti di gestione dei canali in un unico Canale Whistleblower del Gruppo EDUCA EDTECH, attraverso il quale i dipendenti, i dirigenti, gli amministratori e gli altri stakeholder del Gruppo EDUCA EDTECH possono comunicare qualsiasi informazione di cui siano a conoscenza, con qualsiasi mezzo - formale o meno - sull'esistenza di una possibile irregolarità, di un atto contrario alla legge o alle regole interne.

Allo stesso modo, i dipendenti possono segnalare qualsiasi comportamento potenzialmente irregolare al proprio superiore gerarchico, che informerà il Responsabile di Sistema della società in cui prestano servizio; oppure direttamente al Responsabile di Sistema del Gruppo, che trasferirà le relative informazioni al Canale Whistleblowing nel più breve tempo possibile, adempiendo così al suddetto dovere di comunicazione.

La gestione del Canale Reclami è improntata ai principi di riservatezza dei dati forniti e delle dichiarazioni rese, di rispetto e di fondamento; in modo che ogni decisione adottata dopo il suo ricevimento sia presa in modo motivato e proporzionato, considerando le circostanze dei fatti segnalati, sempre nel pieno rispetto dei diritti e delle dovute garanzie per il reclamante e per gli eventuali interessati.

In particolare, il Canale garantisce la riservatezza dell'identità dei denuncianti e delle persone interessate, nonché la riservatezza delle comunicazioni. Allo stesso modo, la presunzione di innocenza è garantita a tutte le persone interessate. Tutti i whistleblower godranno della dovuta protezione e qualsiasi azione nei loro confronti che possa essere intesa come una minaccia, una discriminazione o una rappresaglia sarà sanzionata.

La comunicazione attraverso il Canale Whistleblowing può avvenire in forma anonima o meno. È consigliabile fornire una descrizione esaustiva dell'evento segnalato, identificare le persone presumibilmente interessate o coinvolte nello stesso - se presenti - e fornire dati specifici, date, società o terzi collegati all'evento o all'azione descritta; tutto ciò al fine di facilitare, se del caso, la successiva verifica dei fatti oggetto della segnalazione.

Le accuse mosse in malafede, sapendo che sono false, saranno oggetto di un'azione disciplinare in conformità alle disposizioni della Politica aziendale sul Programma disciplinare completo.

Questa politica si applica a tutte le società che compongono il Gruppo EDUCA EDTECH, come stabilito dall'art. 11 della presente legge, in base al quale la capogruppo può approvare una politica generale relativa al Sistema Informativo Interno applicabile a tutte le entità del gruppo, ferma restando l'autonomia e l'indipendenza di ciascuna società. 

A tali fini, per Gruppo EDUCA EDTECH si intendono tutte le entità che compongono il suo gruppo aziendale, nonché quelle entità che, pur non facendo attualmente parte del suddetto gruppo, potrebbero farne parte direttamente o indirettamente.

A questo proposito, il Responsabile di Sistema deve essere un dirigente dell'ente, può essercene uno per tutto il gruppo, e deve svolgere le sue mansioni in modo indipendente e autonomo dal resto degli organi dell'ente, senza ricevere istruzioni di alcun tipo nell'esercizio delle stesse, disponendo di tutti i mezzi personali e materiali necessari per svolgerle. A loro volta, i Responsabili di Sistema possono essere istituiti in ciascuna delle società che compongono il gruppo. 

Le funzioni del Consiglio di amministrazione del Gruppo EDUCA EDTECH comprendono la creazione delle basi per un coordinamento adeguato ed efficiente tra la Società e le altre società appartenenti al Gruppo EDUCA EDTECH, sia spagnole che estere; il rispetto, in ogni caso, dell'autonomia decisionale degli organi di gestione e degli amministratori di ciascuna società, in conformità con l'interesse aziendale della Società e di ciascuna delle società che compongono il Gruppo.

Pertanto, il Consiglio di Amministrazione del Gruppo EDUCA EDTECH è responsabile dell'approvazione della presente Politica, adempiendo così alla sua funzione di stabilire le basi, fissare gli strumenti e progettare i meccanismi necessari per un adeguato ed efficiente coordinamento delle attività relative alla gestione dei reclami, fatte salve le decisioni autonome che corrispondono a ciascuna società del Gruppo e alle particolarità della sua attività.

Il Responsabile del sistema deve riferire regolarmente sull'attività relativa al Canale Whistleblowing. A questo proposito, dovrà ricevere regolarmente informazioni su tutte le segnalazioni pertinenti ricevute dal Gruppo.

L'area responsabile di ciascuna azienda avrà il compito di registrare e comunicare le segnalazioni ricevute nell'azienda stessa, trasmettendole al canale generale di whistleblowing del Gruppo. Una volta riconosciute le denunce come tali, il Responsabile di Sistema procede alla verifica e all'esame dei fatti segnalati. Al termine di tale verifica, la pratica viene inoltrata alle aree interessate per le opportune finalità.

Il Responsabile del Sistema deve garantire in ogni momento il più ampio accesso ai contenuti del Canale Whistleblowing all'area Compliance, che riceverà le segnalazioni emesse a seguito delle revisioni dei fatti segnalati. Le aree interessate dai fatti segnalati parteciperanno alla progettazione e al follow-up dei piani di azione.

A questo proposito, e allo scopo di mitigare le conseguenze associate a un'eventuale violazione, se i fatti segnalati hanno un impatto sugli aspetti di compliance, l'area Compliance - nell'esercizio della sua funzione di rimedio - può chiedere di essere coinvolta nella progettazione e nel monitoraggio dei rispettivi piani d'azione. Allo stesso modo, sarà informata dello sviluppo dell'analisi dei fatti segnalati.

Nella gestione del Canale Whistle-blowing saranno rispettate le norme di legge sulla protezione dei dati personali applicabili alle varie società del Gruppo. In particolare, si terrà conto dei seguenti aspetti:

• Tutte le società devono implementare le misure di sicurezza dei dati personali applicabili in base al livello di rischio stabilito per il Canale Whistleblower o, a seconda dei casi, le misure obbligatorie in virtù delle norme giuridiche applicabili e dei regolamenti interni relativi a questo aspetto del Gruppo. Il livello di sicurezza sarà almeno equivalente a quello previsto dal sistema di conformità alla protezione dei dati per i dati sensibili o di categoria speciale, in conformità alle norme applicabili in materia di protezione dei dati.
• Considerando che il Gruppo EDUCA EDTECH è l'ente gestore della piattaforma su cui opera il canale dei reclami, è necessario formalizzare un accordo che stabilisca i diritti e gli obblighi delle parti (EDUCA EDTECH e le società del Gruppo), in particolare quelli relativi alla protezione dei dati.
• Deve essere garantito un adeguato rispetto del trattamento dei dati personali, in particolare per quanto riguarda il diritto dei titolari di tali dati di essere informati sul loro trattamento. Tutto ciò, in conformità con la legislazione applicabile in ciascun Paese.

4.1 Accesso e funzionamento del Canale

Il Canale dei reclami sarà accessibile attraverso: 

• Il sito web di EDUCA EDTECH GROUP.
• Un numero di telefono. In tal caso, il reclamo deve essere registrato e conservato come registrazione audio, in conformità con la legge.
• Indirizzi di e-mail specifico del canale di reclamo, come stabilito.

I reclami o le lamentele possono essere presentati anche tramite lettera indirizzata al Gestore del sistema o ai suoi rappresentanti nelle società.

Il Canale Whistleblower è unico per tutte le società del Gruppo, anche se i responsabili di sistema di ciascuna società possono ricevere reclami, che vengono inoltrati al Responsabile di Sistema del Gruppo. I segnalanti che desiderano mantenere l'anonimato possono farlo con le sufficienti garanzie stabilite nella presente Politica. 

Qualsiasi azione volta a impedire a un dipendente di effettuare una comunicazione attraverso il Canale Whistleblowing sarà sanzionata in conformità alle norme lavorative e disciplinari applicabili.

L'insieme delle attività di registrazione, ammissione al trattamento, verifica e risoluzione delle comunicazioni ricevute nel Canale dei reclami deve essere svolto nel più breve tempo possibile, tenendo conto delle caratteristiche dei fatti segnalati e delle altre circostanze concomitanti.

4.2 Registrazione e classificazione dei reclami

Tutti i reclami ricevuti saranno analizzati in modo indipendente dal System Manager e l'identità della persona che ha presentato il reclamo e della/e persona/e segnalata/e sarà mantenuta riservata.

Una volta ricevuta la comunicazione, le viene assegnato un codice identificativo correlativo e viene inserita in un database, nel quale vengono registrati la classificazione attribuita al reclamo e il suo stato di lavorazione. Il database sarà aggiornato durante le varie fasi della procedura.

Al reclamante verrà fornita, entro 7 giorni, la prova dell'invio e della registrazione della comunicazione effettuata nel canale, al fine di accreditare il rispetto del dovere generale di cooperazione di cui alla sezione 1 della presente politica.

I reclami devono essere classificati in ordine di importanza. Come aspetti considerati di maggiore rilevanza:

• Situazioni che possono dare origine a potenziali responsabilità penali per la società o i suoi amministratori, comprese (ma non solo) quelle che possono riguardare atti che, se confermati, potrebbero essere classificati come corruzione nella sfera pubblica, in qualsiasi forma.
• Situazioni in cui c'è il rischio di violare la legislazione vigente.
• Situazioni che, se conosciute all'esterno dell'azienda, potrebbero causare danni all'immagine del gruppo.
• Situazioni che comportano un rischio nel "....".continuità aziendale".
• Importo elevato associato al reclamo fondato.
• Numero di persone o aree interessate dai fatti segnalati.

La valutazione indicata in questa sezione determinerà la priorità nell'avvio della revisione e dell'allocazione delle risorse. Una volta effettuata l'analisi preliminare della comunicazione, verrà indicato il livello di rilevanza. 

Nel caso in cui successivamente emergano nuove informazioni o prove che rendano opportuno modificare la rilevanza del reclamo, il cambiamento di priorità deve essere giustificato e debitamente documentato.

Le comunicazioni ricevute nel canale devono essere classificate in base alla loro natura e in conformità alle categorie indicate nel documento. Allegato. Questa classificazione può essere aggiornata in base all'evoluzione delle esigenze informative.

Le denunce ricevute attraverso il Canale Whistleblowing e quelle relative a situazioni di discriminazione, mobbing e molestie sessuali o di genere saranno trattate, se del caso, in conformità con le procedure specifiche che possono esistere per tali questioni specifiche nell'azienda del datore di lavoro del denunciante.

4.3 Analisi preliminare dei fatti riportati

Una volta ricevuta la comunicazione, il Gestore del Sistema stabilisce se trattarla o meno, valutando se essa soddisfa i requisiti minimi a tal fine richiesti. Nel caso in cui la comunicazione sia manifestamente infondata o che, essendo anonima, non fornisca informazioni sufficienti a verificare i fatti segnalati, non sarà ammessa al trattamento e tale decisione sarà documentata.

Nel caso in cui i fatti segnalati possano interessare più società del Gruppo o professionisti assegnati a più di esse, la comunicazione dovrà essere inviata da una qualsiasi delle società interessate al Responsabile del Sistema di Gruppo affinché vengano adottate le opportune misure di coordinamento, tra cui il trasferimento della decisione sull'ammissione al trattamento e la determinazione della società responsabile della verifica.

4.4 Verifica dei fatti contestati

Quando l'analisi preliminare del reclamo lo richiede, il Responsabile del Sistema procede alla verifica e all'analisi dei fatti segnalati, a tal fine, se necessario, può essere richiesta la collaborazione di altre aree aziendali o di terzi.

Durante l'intero processo investigativo, la presunzione di innocenza è garantita a tutte le persone interessate. 

4.5 Risoluzione del reclamo

Una volta completata la verifica dei fatti segnalati, il Gestore del sistema giungerà a conclusioni che saranno trasmesse alle aree competenti e, in conformità con le disposizioni che sviluppano la presente Politica, tali conclusioni potranno essere formalizzate in una relazione.

Inoltre, è necessario garantire un'adeguata conformità alla legislazione in materia di protezione.

legge applicabile in materia di protezione dei dati e in particolare per quanto riguarda i diritti degli interessati.

1. Se si ritiene che l'esistenza di una violazione non sia stata accertata: chiusura del caso.

Se si stabilisce che non è stata accertata alcuna irregolarità, l'atto deve

Se la decisione non è conforme alla legge o al regolamento interno, il fascicolo viene chiuso senza che sia necessario intraprendere alcuna azione e viene archiviato e il caso viene chiuso. La decisione deve essere documentata.

1. Se l'esistenza di una violazione è ritenuta accertata:

Nel caso in cui venga accertata la commissione di un'irregolarità o di un atto contrario alla legge o alle norme interne del Gruppo, questa viene segnalata al responsabile dell'area interessata e all'area Risorse Umane per gli opportuni provvedimenti disciplinari. A prescindere dal fatto che l'area Compliance ha pieno e permanente accesso al Whistleblower Channel e viene periodicamente informata dell'avanzamento del lavoro di verifica e analisi delle denunce, essa avrà accesso formale a tutti i rapporti sulla risoluzione delle denunce che vengono emessi.

Nei casi che, per la loro rilevanza, sono ritenuti necessari, su richiesta di una qualsiasi delle aree sopra citate, possono essere trasferiti:

• alla Commissione disciplinare o all'organo equivalente della società a cui si riferiscono i fatti oggetto del caso.
• al Servizio Legale della società interessata.
• se del caso, al responsabile globale competente.

Il termine massimo per rispondere alle indagini non può superare i tre mesi dal ricevimento della comunicazione o, se non è stato inviato l'avviso di ricevimento all'informatore, i tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla comunicazione. In casi di particolare complessità che richiedano un'estensione del termine, questo può essere prorogato fino a un massimo di altri tre mesi (art. 9.2.d) Legge 2/2023).

4.6 Conservazione delle informazioni

Le informazioni saranno archiviate e conservate in conformità ai requisiti legali applicabili in ciascun caso. Il trattamento dei dati personali sarà altresì conforme alla normativa applicabile in materia. In ogni caso, saranno prese in considerazione le eventuali richieste delle pubbliche amministrazioni, dei tribunali e delle corti, nei termini stabiliti dalla normativa vigente, e solo durante il periodo di prescrizione delle azioni che possono derivare dal trattamento in questione.

Tutti i dati personali relativi alle informazioni ricevute e alle indagini interne saranno conservati per il periodo necessario e proporzionato al rispetto della Legge 2/2023. Se viene accertato che le informazioni fornite o parte di esse non sono veritiere, vengono immediatamente cancellate, a meno che tale non veridicità non costituisca un reato, nel qual caso le informazioni vengono conservate per il periodo di tempo necessario. In ogni caso, se sono trascorsi tre mesi dal ricevimento della comunicazione senza che sia stata avviata alcuna indagine, i dati devono essere cancellati, a meno che lo scopo della conservazione non sia quello di lasciare prove del funzionamento del sistema. In nessun caso i dati possono essere conservati per un periodo superiore a dieci anni. 

4.7 Reclami da parte di personale esterno al Gruppo EDUCA EDTECH

Se un terzo trasferisce un reclamo a un dipendente, quest'ultimo è tenuto a segnalarlo all'Amministratore di sistema.

In conformità ai requisiti di legge, un terzo estraneo al Gruppo EDUCA EDTECH (ad esempio, un azionista, un cliente, un fornitore, ecc.) che sia in possesso di informazioni su una pratica irregolare e le porti all'attenzione di un dipendente del Gruppo - indipendentemente dalla procedura utilizzata per trasmettere tali informazioni - è tenuto a comunicarle ai responsabili delle società o dei paesi interessati (che devono agire in conformità alle disposizioni di cui sopra della presente politica).

La mancata gestione di reclami o lamentele ricevute da un dipendente sarà considerata, se del caso, un reato, nei termini stabiliti dalla legislazione vigente. 

Il canale di whistleblowing è regolato dai principi di riservatezza, rispetto e sostanza.

A chiunque faccia una segnalazione in buona fede sarà garantita la dovuta protezione in conformità con le disposizioni di

nella normativa applicabile.

In particolare, qualsiasi dipendente che utilizzi in buona fede il Canale Whistleblowing per segnalare irregolarità o atti contrari alla legge o alle norme interne di cui sia a conoscenza, in forma anonima o rivelando la propria identità, avrà diritto alla protezione prevista dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni delle norme e la lotta alla corruzione. 

Il Canale Whistleblowing è stato concepito in modo che il denunciante che desidera mantenere l'anonimato possa farlo con sufficienti garanzie. A questo proposito, se il denunciante sceglie liberamente di non nascondere la propria identità, la relazione che risolve il reclamo si sforzerà di non fare riferimento all'identità del denunciante o delle parti coinvolte, al fine di garantire la dovuta riservatezza.

Se il nome del whistleblower diventa di dominio pubblico, per qualsiasi motivo, nel caso di un dipendente, l'area Risorse Umane dell'azienda in cui il dipendente lavora deve essere informata al fine di monitorare la stabilità lavorativa del dipendente e, se ritenuto opportuno, concedere al dipendente un trasferimento dalla sua attuale posizione.

Qualsiasi azione nei confronti del dipendente che effettua la segnalazione che possa essere intesa come una minaccia, una discriminazione o una rappresaglia per aver effettuato una segnalazione sarà considerata un reato in materia di lavoro nei termini stabiliti dalla legislazione vigente in materia.

Fermo restando l'obbligo dei dipendenti di conoscere e agire in conformità alle disposizioni del Regolamento Interno nello svolgimento delle proprie mansioni, deve essere promossa e assicurata la corretta diffusione della presente Politica e l'esistenza del Canale Whistleblowing.

La presente Politica entrerà in vigore dopo l'approvazione del Consiglio di Amministrazione del Gruppo EDUCA EDTECH.                 

ALLEGATO: CATEGORIE DI COMUNICAZIONI CANALE DI RECLAMO