Klachten kanaal

Iedereen die werkzaam is bij de EDUCA EDTECH Group moet zich integer gedragen en de wetten en interne regels naleven in hun dagelijkse activiteiten en heeft ook de plicht om samen te werken om te voorkomen dat iemand ongepast of onkreukbaar handelt.

Daarom is het de plicht van alle werknemers, managers en directeuren van EDUCA EDTECH Group om elke vermoede onregelmatigheid of handeling in strijd met de wet of interne regels waarvan zij op de hoogte zijn, te melden. Alleen op deze manier is het mogelijk om elk vermoeden of twijfel van onregelmatigheid te verifiëren en, indien nodig, passende maatregelen te nemen om de gevolgen te verhelpen en te voorkomen dat de onregelmatigheid zich in de toekomst herhaalt, om zo de professionele, sociale, ethische en betrokkenheid bij de naleving van wet- en regelgeving van de EDUCA EDTECH Group te verbeteren.

In overeenstemming met wet 2/2023, van 20 februari, die de bescherming regelt van personen die reglementaire inbreuken melden en de strijd tegen corruptie, zijn entiteiten uit de privésector met vijftig of meer werknemers verplicht om een specifiek kanaal te creëren voor de ontvangst en verwerking van klachten. Hiertoe is de Raad van Bestuur op 28 juni 2023 bijeengekomen.

Het bedrijf is van plan om de managementregelingen van de kanalen te verenigen in één klokkenluiderskanaal van de EDUCA EDTECH Group, via welk werknemers, managers, directeuren en andere belanghebbenden van de EDUCA EDTECH Group alle informatie waarvan zij op de hoogte zijn, op welke manier dan ook - formeel of anderszins - kunnen communiceren over het bestaan van een mogelijke onregelmatigheid, een handeling die in strijd is met de wet of interne regels.

Evenzo kunnen werknemers mogelijk onregelmatig gedrag melden aan hun hiërarchische meerdere, die de systeembeheerder van het bedrijf waar zij hun diensten verlenen op de hoogte brengt; of rechtstreeks aan de systeembeheerder van de Groep, die de betreffende informatie zo snel mogelijk doorgeeft aan het Klokkenluiderskanaal, waarmee zij voldoen aan de eerder genoemde communicatieplicht.

Het beheer van het Klachtenmeldpunt is onderworpen aan de principes van vertrouwelijkheid van de verstrekte gegevens en van de gedane uitspraken, respect en grondslag; zodat elke beslissing die na ontvangst ervan wordt genomen, wordt genomen op een gemotiveerde en evenredige manier, rekening houdend met de omstandigheden van de gemelde feiten, altijd met volledig respect voor de rechten en gepaste garanties voor de klager en de eventuele betrokkenen.

Het Kanaal garandeert in het bijzonder de vertrouwelijkheid van de identiteit van klagers en betrokken personen, evenals de vertrouwelijkheid van communicatie. Ook wordt het vermoeden van onschuld gegarandeerd aan alle betrokken personen. Alle klokkenluiders genieten de nodige bescherming en elke actie tegen hen die kan worden opgevat als bedreiging, discriminatie of represailles zal worden bestraft.

De mededeling via het Klokkenluiderskanaal kan al dan niet anoniem worden gedaan. Het is raadzaam om een volledige beschrijving te geven van de gemelde gebeurtenis, de vermeende betrokken personen te identificeren - indien van toepassing - en specifieke gegevens, data, bedrijven of derde partijen te verstrekken die verband houden met de beschreven gebeurtenis of actie; dit alles om, indien van toepassing, de latere verificatie van de feiten die het onderwerp zijn van de melding te vergemakkelijken.

Beschuldigingen die te kwader trouw worden geuit, in de wetenschap dat ze vals zijn, zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen in overeenstemming met de bepalingen van het bedrijfsbeleid inzake het uitgebreide disciplinaire programma.

Dit beleid is van toepassing op alle bedrijven die deel uitmaken van de EDUCA EDTECH Group, zoals vastgesteld in art. 11 van deze wet, waarbij het moederbedrijf een algemeen beleid kan goedkeuren met betrekking tot het Interne Informatie Systeem dat van toepassing is op alle entiteiten van de groep, zonder afbreuk te doen aan de autonomie en onafhankelijkheid van elk bedrijf. 

Voor deze doeleinden wordt onder de EDUCA EDTECH Groep verstaan alle entiteiten die deel uitmaken van haar bedrijfsgroep, evenals de entiteiten die, hoewel ze momenteel geen deel uitmaken van voornoemde groep, er direct of indirect deel van kunnen uitmaken.

In dit opzicht moet de Systeemverantwoordelijke een leidinggevende zijn van de entiteit, er kan er één zijn voor de hele groep, en hij/zij moet zijn/haar taken onafhankelijk en autonoom uitvoeren van de rest van de organen van de entiteit, zonder instructies van welke aard dan ook te ontvangen bij de uitoefening ervan, en met alle persoonlijke en materiële middelen die nodig zijn om ze uit te voeren. Op zijn beurt kan een systeembeheerder worden aangesteld in elk van de bedrijven die deel uitmaken van de groep. 

De functies van de Raad van Bestuur van de EDUCA EDTECH Groep omvatten het vaststellen van de basis voor een adequate en efficiënte coördinatie tussen het Bedrijf en de andere bedrijven die deel uitmaken van de EDUCA EDTECH Groep, zowel Spaanse als buitenlandse; het respecteren, in alle gevallen, van de beslissingsautonomie van de bestuursorganen en de directeuren van elk bedrijf, in overeenstemming met het bedrijfsbelang van het Bedrijf en van elk van de bedrijven die deel uitmaken van de Groep.

Daarom is de Raad van Bestuur van de EDUCA EDTECH Groep verantwoordelijk voor het goedkeuren van dit Beleid en vervult daarmee haar functie van het vaststellen van de grondslagen, het bepalen van de instrumenten en het ontwerpen van de noodzakelijke mechanismen voor een adequate en efficiënte coördinatie van de activiteiten met betrekking tot het beheer van klachten, zonder afbreuk te doen aan de autonome beslissingen die overeenkomen met elk bedrijf van de Groep en de bijzonderheden van haar activiteiten.

De systeembeheerder rapporteert regelmatig over de activiteiten met betrekking tot het Klokkenluiderskanaal. In dit verband wordt regelmatig informatie ontvangen over alle relevante meldingen die door de Groep zijn ontvangen.

De afdeling die verantwoordelijk is voor elk bedrijf zal verantwoordelijk zijn voor het registreren en communiceren van de meldingen die binnen het bedrijf zelf binnenkomen en deze doorgeven aan het algemene klokkenluiderskanaal van de Groep. Zodra de klachten als zodanig zijn herkend, zal de systeembeheerder de gerapporteerde feiten verifiëren en beoordelen. Zodra deze verificatie is afgerond, wordt het dossier doorgestuurd naar de betreffende afdelingen voor de juiste doeleinden.

De systeembeheerder zorgt er te allen tijde voor dat de inhoud van het Klokkenluiderskanaal zo breed mogelijk toegankelijk is voor de afdeling Compliance, die alle rapporten ontvangt die worden uitgebracht naar aanleiding van beoordelingen van gemelde feiten. De gebieden waarop de gemelde feiten betrekking hebben, nemen deel aan het ontwerp en de follow-up van de actieplannen.

In dit verband, en om de gevolgen van een mogelijke inbreuk te beperken, kan de compliance afdeling, indien de gerapporteerde feiten een impact hebben op nalevingsaspecten, bij de uitoefening van haar saneringstaak verzoeken om betrokken te worden bij het ontwerp en de monitoring van de respectieve actieplannen. Evenzo wordt zij op de hoogte gehouden van de ontwikkeling van de analyse van de gerapporteerde feiten.

Bij het beheer van het Klokkenluiderskanaal worden de wettelijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing zijn op de verschillende bedrijven van de Groep nageleefd. In het bijzonder wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:

• Alle bedrijven moeten de beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens implementeren die van toepassing zijn volgens het risiconiveau dat is vastgesteld voor het Klokkenluiderskanaal of, al naar gelang het geval, de maatregelen die verplicht zijn op grond van de toepasselijke wettelijke voorschriften en de interne voorschriften met betrekking tot dit aspect van de Groep. Het beveiligingsniveau is ten minste gelijkwaardig aan het niveau dat is voorzien in het nalevingssysteem voor gegevensbescherming voor gevoelige gegevens of gegevens van speciale categorieën, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
• Aangezien de EDUCA EDTECH Groep de beherende entiteit is van het platform waarop het klachtenkanaal opereert, moet er een overeenkomst geformaliseerd worden die de rechten en plichten van de partijen (EDUCA EDTECH en de bedrijven van de Groep) vastlegt, in het bijzonder die met betrekking tot gegevensbescherming.
• Adequate naleving van de verwerking van persoonsgegevens moet worden gegarandeerd, en in het bijzonder met betrekking tot de rechten van de houders van dergelijke gegevens om te worden geïnformeerd over de verwerking ervan. Al het bovenstaande in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in elk land.

4.1 Toegang tot en werking van het kanaal

Het klachtenkanaal is toegankelijk via: 

• De website van EDUCA EDTECH GROUP.
• Een telefoonnummer. In dat geval wordt de klacht opgenomen en bewaard als geluidsopname, in overeenstemming met de wet.
• Adressen van e-mail specifiek voor het klachtenkanaal, zoals bepaald.

Klachten of grieven kunnen ook per brief worden ingediend bij de Systeem Manager of zijn of haar vertegenwoordigers in de bedrijven.

Het Klokkenluiderskanaal is uniek voor alle bedrijven van de Groep, hoewel de systeemmanagers van elk bedrijf klachten kunnen ontvangen die worden doorgestuurd naar de systeemmanager van de Groep. Klokkenluiders die anoniem willen blijven, kunnen dit doen met de voldoende garanties die in dit beleid zijn vastgelegd. 

Elke actie gericht op het voorkomen dat een werknemer een mededeling doet via het Klokkenluiderskanaal zal worden bestraft in overeenstemming met de toepasselijke arbeids- en disciplinaire regels.

De reeks activiteiten voor de registratie, toelating voor verwerking, verificatie en afhandeling van de in het Klachtenmeldkanaal ontvangen meldingen wordt zo snel mogelijk uitgevoerd, rekening houdend met de kenmerken van de gemelde feiten en de overige gelijktijdige omstandigheden.

4.2 Registratie en classificatie van klachten

Alle ontvangen klachten worden onafhankelijk geanalyseerd door de systeembeheerder en de identiteit van de persoon die de klacht indient en van de gerapporteerde persoon/personen wordt vertrouwelijk behandeld.

Zodra de mededeling is ontvangen, krijgt deze een correlatieve identificatiecode en wordt deze opgenomen in een databank, waarin de aan de klacht gegeven classificatie en de status van de behandeling worden geregistreerd. De database wordt tijdens de verschillende fasen van de procedure bijgewerkt.

De indiener van de klacht ontvangt binnen 7 dagen een bewijs van indiening en registratie van de communicatie die via het kanaal is gedaan, zodat kan worden nagegaan of is voldaan aan de algemene verplichting tot samenwerking waarnaar wordt verwezen in punt 1 van dit beleid.

Klachten moeten worden gerangschikt in volgorde van belangrijkheid. Naarmate aspecten relevanter worden geacht:

• Situaties die aanleiding kunnen geven tot mogelijke strafrechtelijke aansprakelijkheid voor het bedrijf of zijn bestuurders, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) handelingen die, indien bevestigd, kunnen worden geclassificeerd als corruptie in de publieke sfeer, in welke vorm dan ook.
• Situaties waarin het risico bestaat dat bestaande wetgeving wordt overtreden.
• Situaties die, indien bekend buiten het bedrijf, schade kunnen toebrengen aan het imago van de groep.
• Situaties met een risico in de "....bedrijfscontinuïteit".
• Hoog bedrag in verband met de gegronde klacht.
• Aantal personen of gebieden waarop de gemelde feiten betrekking hebben.

De beoordeling in dit deel bepaalt de prioriteit bij het starten van de herziening en het toewijzen van middelen. Zodra de voorlopige analyse van de communicatie is uitgevoerd, zal de mate van relevantie worden aangegeven. 

Indien naderhand nieuwe informatie of nieuw bewijsmateriaal aan het licht komt op grond waarvan het raadzaam is de relevantie van de klacht te wijzigen, wordt de wijziging van de prioriteit gemotiveerd en naar behoren gedocumenteerd.

Communicaties die in het kanaal worden ontvangen, worden geclassificeerd op basis van hun aard en in overeenstemming met de categorieën die zijn aangegeven in het Bijlage. Deze classificatie kan worden bijgewerkt als de informatiebehoeften veranderen.

Klachten die worden ontvangen via het Klokkenluiderskanaal en klachten met betrekking tot situaties van discriminatie, pesten en seksuele intimidatie of intimidatie op basis van geslacht worden, indien van toepassing, behandeld in overeenstemming met de specifieke procedures die mogelijk bestaan voor deze specifieke zaken in het bedrijf van de klager.

4.3 Voorlopige analyse van de gerapporteerde feiten

Zodra een communicatie is ontvangen, bepaalt de systeembeheerder of deze al dan niet wordt verwerkt, waarbij hij nagaat of de communicatie voldoet aan de minimumvereisten voor dit doel. Indien het bericht duidelijk ongegrond is of, omdat het anoniem is, onvoldoende informatie bevat om de gemelde feiten te verifiëren, wordt het niet in behandeling genomen en wordt deze beslissing gedocumenteerd.

In het geval dat de gerapporteerde feiten betrekking kunnen hebben op meer dan één bedrijf van de Groep of op professionals die aan meerdere bedrijven zijn toegewezen, wordt de mededeling door elk van de betrokken bedrijven naar de Systeembeheerder van de Groep gestuurd, zodat hij/zij de juiste coördinatiemaatregelen kan treffen, waaronder de overdracht van de beslissing over de toelating voor verwerking en de bepaling van het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verificatie.

4.4 Verificatie van de vermeende feiten

Wanneer de voorlopige analyse van de klacht dit vereist, zal de systeembeheerder de gemelde feiten verifiëren en analyseren, waarvoor, indien nodig, de medewerking van andere afdelingen van het bedrijf of derden nodig kan zijn.

Tijdens het hele onderzoeksproces wordt het vermoeden van onschuld aan alle betrokken personen gegarandeerd. 

4.5 Oplossing van de klacht

Zodra de verificatie van de gerapporteerde feiten is voltooid, komt de systeembeheerder tot conclusies die worden doorgegeven aan de bevoegde gebieden en, in overeenstemming met de bepalingen die dit beleid ontwikkelen, kunnen deze conclusies worden geformaliseerd in een rapport.

Bovendien moet de beschermingswetgeving naar behoren worden nageleefd.

toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en in het bijzonder met betrekking tot de rechten van de betrokkenen.

1. Als het bestaan van een inbreuk niet wordt aangetoond: sluiting van de zaak.

Als wordt vastgesteld dat er geen onregelmatigheid is vastgesteld, kunnen de volgende maatregelen worden genomen

Als de beslissing niet in overeenstemming is met de wet of de interne regels, wordt het dossier zonder enige actie gesloten en gearchiveerd. Deze beslissing wordt gedocumenteerd.

1. Als het bestaan van een inbreuk wordt vastgesteld:

Als wordt vastgesteld dat een onregelmatigheid of handeling die in strijd is met de wet of de interne regels van de Groep is gepleegd, zal dit worden gemeld aan het hoofd van de betreffende afdeling en aan de afdeling Human Resources voor de juiste disciplinaire doeleinden. Ongeacht het feit dat de Compliance afdeling volledige en permanente toegang heeft tot het Klokkenluiderskanaal en periodiek wordt geïnformeerd over de voortgang van het werk van de verificatie en analyse van de klachten, zal de afdeling formele toegang hebben tot alle rapporten over de afhandeling van klachten die worden uitgebracht.

In de gevallen die vanwege hun relevantie noodzakelijk worden geacht, kunnen ze op verzoek van een van de bovengenoemde gebieden worden overgedragen:

• aan de tuchtcommissie of het equivalente orgaan van het bedrijf waar de feiten die het onderwerp zijn van de zaak betrekking op hebben.
• aan de juridische afdeling van het betreffende bedrijf.
• indien van toepassing, aan het relevante Global Head.

De maximumtermijn om te reageren op de onderzoeksprocedure mag niet langer zijn dan drie maanden vanaf de ontvangst van de mededeling of, als er geen ontvangstbevestiging naar de informant is gestuurd, drie maanden vanaf het verstrijken van de periode van zeven dagen na de mededeling. In gevallen van bijzondere complexiteit die een verlenging van de termijn vereisen, kan deze worden verlengd met maximaal nog eens drie maanden (art. 9.2.d) Wet 2/2023).

4.6 Bewaren van informatie

De informatie wordt opgeslagen en bewaard in overeenstemming met de wettelijke vereisten die in elk afzonderlijk geval van toepassing zijn. De verwerking van persoonsgegevens zal eveneens in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving ter zake. In elk geval zal rekening worden gehouden met de mogelijke vereisten van overheidsadministraties, rechtbanken en gerechtshoven, volgens de voorwaarden die zijn vastgelegd in de geldende wetgeving, en alleen gedurende de verjaringstermijn van de rechtsvorderingen die kunnen voortvloeien uit de verwerking in kwestie.

Alle persoonsgegevens met betrekking tot ontvangen informatie en interne onderzoeken worden bewaard gedurende de periode die nodig en evenredig is om te voldoen aan Wet 2/2023. Als wordt vastgesteld dat de verstrekte informatie of een deel daarvan niet waarheidsgetrouw is, wordt deze onmiddellijk gewist, tenzij deze onwaarheidsgetrouwheid een strafbaar feit kan vormen, in welk geval de informatie gedurende de noodzakelijke periode wordt bewaard. Als er drie maanden zijn verstreken sinds de ontvangst van de mededeling en er geen onderzoek is ingesteld, moeten de gegevens in ieder geval worden gewist, tenzij het doel van de opslag is bewijsmateriaal achter te laten over de werking van het systeem. In geen geval mogen gegevens langer dan tien jaar worden bewaard. 

4.7 Klachten van personeel buiten de EDUCA EDTECH Group

Als een derde partij een klacht doorgeeft aan een werknemer, is de werknemer verplicht dit te melden aan de systeembeheerder.

In overeenstemming met de wettelijke vereisten is een derde partij buiten de EDUCA EDTECH Groep (d.w.z. een aandeelhouder, klant, leverancier, enz.) die informatie heeft over een onregelmatige praktijk en deze onder de aandacht brengt van een werknemer van de Groep - ongeacht de procedure die wordt gebruikt om deze informatie door te geven - deze werknemer verplicht om deze informatie door te geven aan de hoofden van de relevante bedrijven of landen (die moeten handelen in overeenstemming met de bovenstaande bepalingen van dit beleid).

Het niet behandelen van klachten of grieven die een werknemer ontvangt, wordt, indien van toepassing, beschouwd als een overtreding, onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de geldende wetgeving. 

Het klokkenluiderskanaal wordt geleid door de principes van vertrouwelijkheid, respect en inhoud.

Eenieder die te goeder trouw aangifte doet, geniet de nodige bescherming overeenkomstig de bepalingen van

in de toepasselijke regelgeving.

In het bijzonder heeft elke werknemer die te goeder trouw het Klokkenluiderskanaal gebruikt om onregelmatigheden of handelingen die in strijd zijn met de wet of interne regels waarvan hij op de hoogte is, te melden, hetzij anoniem of door zijn identiteit bekend te maken, recht op bescherming zoals bepaald in Wet 2/2023, van 20 februari, die de bescherming regelt van personen die overtredingen van regels melden en de strijd tegen corruptie. 

Het Klokkenluiderskanaal is zo ontworpen dat een klokkenluider die anoniem wenst te blijven dit met voldoende waarborgen kan doen. In dit opzicht, als de klager er vrijwillig voor kiest om zijn of haar identiteit niet te verbergen, zal het rapport dat de klacht oplost ernaar streven om niet te verwijzen naar de identiteit van de klager of de betrokken partijen, om de nodige vertrouwelijkheid te garanderen.

Als de naam van de klokkenluider publiekelijk bekend wordt, om welke reden dan ook, in het geval van een werknemer, zal de afdeling Personeelszaken van het bedrijf waar de werknemer werkt op de hoogte worden gesteld om de stabiliteit van de werkgelegenheid van de werknemer te bewaken en, indien dit passend wordt geacht, de werknemer een overplaatsing uit zijn of haar huidige functie toe te staan.

Elke actie tegen de meldende werknemer die kan worden opgevat als bedreiging, discriminatie of vergelding voor het doen van een melding, wordt beschouwd als een arbeidsmisdrijf onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de geldende wetgeving.

Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van werknemers om bij de uitvoering van hun taken de bepalingen van het Huishoudelijk Reglement te kennen en daarnaar te handelen, wordt de juiste verspreiding van dit beleid en het bestaan van het Klokkenluiderskanaal bevorderd en gewaarborgd.

Dit Beleid wordt van kracht na goedkeuring door de Raad van Bestuur van EDUCA EDTECH Group.                 

BIJLAGE: CATEGORIEËN COMMUNICATIE KLACHTENKANAAL