Canal de Queixas

Todas as pessoas que trabalham no EDUCA EDTECH Group devem comportar-se de forma íntegra e respeitar as leis e as regras internas nas suas actividades quotidianas e têm também o dever de cooperar para impedir que alguém actue de forma imprópria ou sem integridade.

Por isso, é dever de todos os colaboradores, gestores e diretores do EDUCA EDTECH Group comunicar qualquer suspeita de irregularidade ou ato contrário à lei ou às normas internas de que tenham conhecimento. Só assim será possível verificar qualquer suspeita ou dúvida de irregularidade e, se for caso disso, tomar as medidas adequadas para remediar as consequências e evitar que a irregularidade se repita no futuro, melhorando assim o desempenho profissional, social, ético e o compromisso com o cumprimento das leis e regulamentos do Grupo EDUCA EDTECH.

Em conformidade com a Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e o combate à corrupção, as entidades do sector privado com cinquenta ou mais trabalhadores são obrigadas a criar um canal específico para a receção e tratamento de queixas. Para o efeito, o Conselho de Administração reuniu para o efeito em 28 de junho de 2023.

A Empresa pretende unificar os regulamentos de gestão dos canais num único Canal de Denúncias do Grupo EDUCA EDTECH, através do qual os colaboradores, gestores, administradores e outros stakeholders do Grupo EDUCA EDTECH poderão comunicar qualquer informação de que tenham conhecimento, por qualquer meio - formal ou não - sobre a existência de uma eventual irregularidade, de um ato contrário à lei ou às normas internas.

Da mesma forma, os empregados também podem comunicar qualquer conduta potencialmente irregular ao seu superior hierárquico, que informará o Gestor do Sistema da empresa onde prestam serviço; ou diretamente ao Gestor do Sistema do Grupo, que transferirá a informação correspondente para o Canal de Denúncias com a maior brevidade possível, cumprindo assim o dever de comunicação acima mencionado.

A gestão do Canal de Reclamações rege-se pelos princípios da confidencialidade dos dados fornecidos e das declarações prestadas, do respeito e do fundamento, de modo a que qualquer decisão adoptada após a sua receção seja tomada de forma fundamentada e proporcionada, tendo em conta as circunstâncias dos factos relatados, respeitando sempre plenamente os direitos e as garantias devidas ao reclamante e às pessoas afectadas, caso existam.

Em particular, o Canal garante a confidencialidade da identidade dos queixosos e das pessoas afectadas, bem como a confidencialidade das comunicações. Do mesmo modo, a presunção de inocência é garantida a todas as pessoas afectadas. Todos os denunciantes gozarão da devida proteção e qualquer ação contra eles que possa ser entendida como uma ameaça, discriminação ou represália será sancionada.

A comunicação através do Canal de Denúncias pode ser feita de forma anónima ou não. É aconselhável fornecer uma descrição completa do evento relatado, identificar as pessoas alegadamente afectadas ou envolvidas no mesmo - se existirem - e fornecer dados específicos, datas, empresas ou terceiros relacionados com o evento ou ação descrita; tudo isto para facilitar, se for caso disso, a verificação posterior dos factos que são objeto da denúncia.

As alegações feitas de má-fé, com conhecimento de que são falsas, serão objeto de uma ação disciplinar em conformidade com as disposições da política empresarial relativa ao programa disciplinar global.

Esta política aplica-se a todas as empresas que integram o Grupo EDUCA EDTECH, conforme estabelecido no art. 11º da presente lei, podendo a empresa-mãe aprovar uma política geral relativa ao Sistema de Informação Interno aplicável a todas as entidades do grupo, sem prejuízo da autonomia e independência de cada empresa. 

Para estes efeitos, entende-se por EDUCA EDTECH Group todas as entidades que integram o seu grupo empresarial, bem como as entidades que, embora não façam parte atualmente do referido grupo, possam vir a fazer parte dele, direta ou indiretamente.

Neste sentido, o Gestor do Sistema deve ser um executivo da entidade, podendo existir um para todo o grupo, e deve desempenhar as suas funções de forma independente e autónoma dos restantes órgãos da entidade, sem receber instruções de qualquer tipo no seu exercício, dispondo de todos os meios pessoais e materiais necessários para as realizar. Por sua vez, podem ser constituídos Diretores de Sistema em cada uma das empresas que integram o grupo. 

As funções do Conselho de Administração do EDUCA EDTECH Group consistem em estabelecer as bases para uma coordenação adequada e eficaz entre a Empresa e as outras empresas pertencentes ao EDUCA EDTECH Group, tanto espanholas como estrangeiras; respeitar, em todos os casos, a autonomia de decisão dos órgãos de gestão e dos diretores de cada empresa, de acordo com o interesse social da Empresa e de cada uma das empresas que compõem o Grupo.

Por conseguinte, cabe ao Conselho de Administração do EDUCA EDTECH Group aprovar a presente Política, cumprindo assim a sua função de estabelecer as bases, fixar os instrumentos e conceber os mecanismos necessários para uma coordenação adequada e eficaz das actividades relacionadas com a gestão das reclamações, sem prejuízo das decisões autónomas que correspondem a cada empresa do Grupo e às particularidades da sua atividade.

O Gestor do Sistema deve informar regularmente sobre a atividade relacionada com o Canal de Denúncias. A este respeito, devem ser recebidas informações regulares sobre todos os relatórios relevantes recebidos pelo Grupo.

A área responsável por cada empresa terá a incumbência de registar e comunicar as denúncias recebidas na própria empresa, encaminhando-as para o canal geral de denúncias do Grupo. Uma vez reconhecidas as denúncias como tal, o Gestor do Sistema procederá à verificação e análise dos factos relatados. Uma vez concluída essa verificação, o processo será encaminhado às áreas afectadas para os devidos efeitos.

O Gestor do Sistema deve garantir, a todo o tempo, o mais amplo acesso ao conteúdo do Canal de Denúncias à área de Compliance, que receberá os relatórios emitidos em decorrência das análises dos fatos denunciados. As áreas afectadas pelos factos comunicados devem participar na conceção e acompanhamento dos planos de ação.

Neste sentido, e com o objetivo de mitigar as consequências associadas a uma eventual infração, se os factos comunicados tiverem impacto em aspectos de conformidade, a área de Compliance - no exercício da sua função de remediação - poderá solicitar a sua participação na conceção e acompanhamento dos respectivos planos de ação. Do mesmo modo, será informada do desenvolvimento da análise dos factos comunicados.

Na gestão do Canal de Denúncias, serão cumpridas as normas legais de proteção de dados pessoais aplicáveis às diferentes empresas do Grupo. Em particular, serão tidos em conta os seguintes aspectos:

• Todas as empresas devem implementar as medidas de segurança dos dados pessoais aplicáveis em função do nível de risco estabelecido para o Canal de Denúncias ou, se for caso disso, as medidas obrigatórias em virtude das normas legais aplicáveis e dos regulamentos internos relativos a este aspeto do Grupo. O nível de segurança deve ser pelo menos equivalente ao previsto no sistema de conformidade de proteção de dados para dados sensíveis ou de categoria especial, de acordo com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis.
• Tendo em conta que o Grupo EDUCA EDTECH é a entidade gestora da plataforma onde funciona o canal de reclamações, é necessário formalizar um acordo que estabeleça os direitos e obrigações das partes (EDUCA EDTECH e as empresas do Grupo), nomeadamente em matéria de proteção de dados.
• Deve ser garantido o cumprimento adequado do tratamento dos dados pessoais, nomeadamente no que respeita aos direitos dos titulares desses dados a serem informados sobre o seu tratamento. Tudo isto, de acordo com a legislação aplicável em cada país.

4.1 Acesso e funcionamento do canal

O Canal de Queixas estará acessível através de: 

• O sítio Web do EDUCA EDTECH GROUP.
• Um número de telefone. Neste caso, a queixa deve ser registada e conservada como gravação áudio, em conformidade com a lei.
• Endereços de correio eletrónico específicos para o canal de reclamações, conforme determinado.

As queixas ou reclamações podem também ser apresentadas por carta dirigida ao gestor do sistema ou aos seus representantes nas empresas.

O Canal de Denúncias é único para todas as empresas do Grupo, embora os gestores de sistemas de cada uma das empresas possam receber denúncias, que são encaminhadas para o Gestor de Sistemas do Grupo. Os denunciantes que desejem manter o anonimato podem fazê-lo com as garantias suficientes estabelecidas nesta Política. 

Qualquer ação destinada a impedir um trabalhador de efetuar uma comunicação através do Canal de Denúncias será sancionada de acordo com as normas laborais e disciplinares aplicáveis.

O conjunto de actividades de registo, admissão para tratamento, verificação e resolução das comunicações recebidas no Canal de Denúncias deve ser realizado no mais curto espaço de tempo possível, tendo em conta as caraterísticas dos factos denunciados e as demais circunstâncias concomitantes.

4.2 Registo e classificação das queixas

Todas as queixas recebidas serão analisadas de forma independente pelo gestor do sistema e a identidade da pessoa que apresenta a queixa e da(s) pessoa(s) denunciada(s) será mantida confidencial.

Uma vez recebida a comunicação, ser-lhe-á atribuído um código de identificação correlativo e será introduzida numa base de dados, na qual serão registados a classificação atribuída à queixa e o seu estado de tratamento. A base de dados será actualizada ao longo das diferentes fases do processo.

Será fornecido ao queixoso, no prazo de 7 dias, um comprovativo do envio e registo da comunicação efectuada no canal, para efeitos de comprovação do cumprimento do dever geral de cooperação referido no ponto 1 da presente política.

As queixas devem ser classificadas por ordem de importância. Conforme os aspectos considerados de maior relevância:

• Situações que podem dar origem a uma potencial responsabilidade criminal da empresa ou dos seus administradores, incluindo (mas não se limitando a) aquelas que podem envolver actos que, se confirmados, podem ser classificados como corrupção na esfera pública, em qualquer das suas formas.
• Situações em que existe um risco de violação da legislação em vigor.
• Situações que, se conhecidas fora da empresa, podem causar danos à imagem do grupo.
• Situações que implicam um risco no sítio "....continuidade das actividades".
• Montante elevado associado a uma queixa bem fundamentada.
• Número de pessoas ou zonas afectadas pelos factos comunicados.

A avaliação indicada nesta secção determinará a prioridade ao iniciar a revisão e a atribuição de recursos. Uma vez efectuada a análise preliminar da comunicação, será indicado o nível de relevância. 

Caso surjam posteriormente novas informações ou provas que tornem aconselhável alterar a relevância da queixa, a alteração da prioridade deve ser justificada e devidamente documentada.

As comunicações recebidas no canal são classificadas de acordo com a sua natureza e em conformidade com as categorias indicadas no Anexo. Esta classificação pode ser actualizada em função da evolução das necessidades de informação.

As denúncias recebidas através do Canal de Denúncias e as relativas a situações de discriminação, mobbing e assédio sexual ou de género serão tratadas, se for caso disso, de acordo com os procedimentos específicos que possam existir para estas matérias específicas na empresa empregadora do denunciante.

4.3 Análise preliminar dos factos relatados

Uma vez recebida uma comunicação, o Gestor do Sistema determinará se deve ou não ser tratada, considerando se cumpre os requisitos mínimos para o efeito. Caso a comunicação seja manifestamente infundada ou, sendo anónima, não forneça informação suficiente para verificar os factos denunciados, não será admitida para tratamento, devendo tal decisão ser documentada.

No caso de os factos comunicados poderem afetar mais do que uma empresa do Grupo ou profissionais afectos a várias delas, a comunicação deve ser enviada por qualquer das empresas afectadas ao Chefe do Sistema do Grupo para que sejam adoptadas as medidas de coordenação adequadas, incluindo a transferência da decisão sobre a sua admissão para tratamento e a determinação da empresa responsável pela verificação.

4.4 Verificação dos factos alegados

Quando a análise preliminar da reclamação assim o exigir, o Gestor do Sistema procederá à verificação e análise dos factos relatados, para o que, se necessário, poderá ser solicitada a colaboração de outras áreas da empresa ou de terceiros.

Durante todo o processo de investigação, a presunção de inocência é garantida a todas as pessoas envolvidas. 

4.5 Resolução da queixa

Uma vez concluída a verificação dos factos relatados, o Gestor do Sistema chegará a conclusões que serão transmitidas às áreas competentes e, de acordo com as disposições que desenvolvem esta Política, essas conclusões poderão ser formalizadas num relatório.

Além disso, deve ser assegurado o cumprimento adequado da legislação em matéria de proteção.

a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e, em especial, no que diz respeito aos direitos das pessoas em causa.

1. Se a existência de uma infração for considerada não provada: arquivamento do processo.

Se se determinar que não foi detectada qualquer irregularidade, atuar

Se a decisão não estiver em conformidade com a lei ou com as normas internas, o processo será encerrado sem necessidade de qualquer ação e será arquivado. Esta decisão deve ser documentada.

1. Se for considerada provada a existência de uma infração:

Caso se constate a prática de qualquer irregularidade ou ato contrário à lei ou às normas internas do Grupo, o fato será comunicado ao responsável pela área afetada e à área de Recursos Humanos para os devidos fins disciplinares. Independentemente de a área de Compliance ter acesso pleno e permanente ao Canal de Denúncias e ser informada periodicamente sobre o andamento dos trabalhos de apuração e análise das denúncias, ela terá acesso formal aos relatórios de solução de denúncias que forem emitidos.

Nos casos em que, devido à sua relevância, sejam considerados necessários, a pedido de qualquer um dos domínios acima referidos, podem ser transferidos:

• ao Comité de Ação Disciplinar ou órgão equivalente da sociedade a que se referem os factos que são objeto do processo.
• aos serviços jurídicos da empresa em causa.
• se for caso disso, ao responsável global competente.

O prazo máximo de resposta ao processo de investigação não pode exceder três meses a contar da receção da comunicação ou, se não tiver sido enviado aviso de receção ao informador, três meses a contar do termo do prazo de sete dias após a comunicação. Em casos de especial complexidade que exijam uma prorrogação do prazo, este pode ser prorrogado até um máximo de mais três meses (n.º 2, alínea d), do artigo 9.º da Lei 2/2023).

4.6 Conservação das informações

As informações serão armazenadas e conservadas em conformidade com os requisitos legais aplicáveis em cada caso. O tratamento dos dados de carácter pessoal será igualmente realizado em conformidade com a legislação aplicável na matéria. Em qualquer caso, serão tidas em conta as possíveis exigências das administrações públicas, tribunais e órgãos jurisdicionais, nos termos estabelecidos pela legislação em vigor, e apenas durante o período de prescrição das acções que possam resultar do tratamento em questão.

Todos os dados pessoais relativos às informações recebidas e aos inquéritos internos são conservados durante o período necessário e proporcional ao cumprimento da Lei 2/2023. Se se verificar que as informações fornecidas ou parte delas não são verdadeiras, devem ser imediatamente apagadas, a menos que essa falsidade possa constituir uma infração penal, caso em que as informações devem ser conservadas durante o período de tempo necessário. Em qualquer caso, se tiverem decorrido três meses desde a receção da comunicação e não tiver sido iniciada qualquer investigação, os dados devem ser apagados, a menos que o objetivo da conservação seja deixar provas do funcionamento do sistema. Os dados não podem, em caso algum, ser conservados por um período superior a dez anos. 

4.7 Queixas do pessoal externo ao EDUCA EDTECH Group

Se um terceiro transferir uma queixa para um funcionário, este é obrigado a comunicá-la ao administrador do sistema.

Em conformidade com os requisitos legais, um terceiro exterior ao Grupo EDUCATECH (ou seja, um acionista, um cliente, um fornecedor, etc.) que tenha informações sobre uma prática irregular e que as transmita a um colaborador do Grupo - independentemente do procedimento utilizado para transmitir essas informações - esse colaborador é obrigado a comunicar essas informações aos responsáveis das empresas ou dos países em causa (que devem agir em conformidade com as disposições supracitadas da presente política).

O não tratamento das queixas ou reclamações recebidas por um trabalhador é, quando aplicável, considerado infração, nos termos estabelecidos na legislação em vigor aplicável. 

O canal de denúncias rege-se pelos princípios da confidencialidade, do respeito e da substância.

Qualquer pessoa que faça uma denúncia de boa fé beneficiará da devida proteção, em conformidade com o disposto no

nos regulamentos aplicáveis.

Especificamente, qualquer colaborador que utilize o Canal de Denúncias de boa-fé para comunicar quaisquer irregularidades ou actos contrários à lei ou às normas internas de que tenha conhecimento, quer de forma anónima, quer revelando a sua identidade, terá direito à proteção prevista na Lei n.º 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciem infracções regulamentares e o combate à corrupção. 

O Canal de Denúncias foi concebido para que um denunciante que deseje manter o anonimato o possa fazer com garantias suficientes. Neste sentido, se o denunciante optar livremente por não ocultar a sua identidade, o relatório de resolução da denúncia esforçar-se-á por não fazer referência à identidade do denunciante ou das partes envolvidas, de modo a garantir a devida confidencialidade.

Se o nome do denunciante se tornar conhecido publicamente, por qualquer motivo, no caso de um trabalhador, a área de Recursos Humanos da empresa em que o trabalhador trabalha deve ser informada, a fim de acompanhar a estabilidade no emprego do trabalhador e, se for considerado adequado, conceder-lhe uma transferência do seu posto de trabalho atual.

Qualquer ação contra o trabalhador denunciante que possa ser entendida como ameaça, discriminação ou represália pela apresentação de uma denúncia será considerada uma infração laboral nos termos estabelecidos na legislação aplicável em vigor.

Sem prejuízo da obrigação dos colaboradores de conhecerem e actuarem de acordo com as disposições do Regulamento Interno no exercício das suas funções, deve ser promovida e assegurada a adequada divulgação da presente Política e a existência do Canal de Denúncias.

A presente política entrará em vigor após a sua aprovação pelo Conselho de Administração do EDUCA EDTECH Group.                 

ANEXO: CATEGORIAS DE COMUNICAÇÕES CANAL DE RECLAMAÇÃO