Canal de Denuncias

Todas y cada una de las personas que trabajan en EDUCA EDTECH Group deben comportarse con integridad y cumplir con las leyes y normas internas en sus actividades cotidianas y, además, tienen el deber de cooperar para evitar que alguien actúe de forma incorrecta o no íntegra.

Por ello, es un deber de todos los empleados, directivos y consejeros de EDUCA EDTECH Group comunicar cualquier presunta irregularidad o acto contrario a la legalidad o a las normas internas de los que tengan conocimiento. Sólo así será posible que cualquier sospecha o duda de irregularidad sea comprobada y, en su caso, se puedan adoptar las medidas adecuadas para reparar sus consecuencias y evitar que esa irregularidad se repita en el futuro; mejorando de esta manera el entorno profesional, social, ético y de compromiso con el cumplimiento de leyes y normas del EDUCA EDTECH Group.

En cumplimiento de la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se obliga a las entidades del sector privado con cincuenta o más trabajadores a crear un canal específico para la recepción y tratamiento de denuncias. Para ello, el Consejo de Administración se ha reunido con tal objeto a fecha 28 de junio de 2023.

La Compañía pretende unificar la normativa de gestión de los canales en un único Canal de Denuncias de EDUCA EDTECH Group; a través del cual los empleados, directivos, consejeros y restantes grupos de interés de EDUCA EDTECH Group puedan comunicar cualquier información de la que se tenga conocimiento, por cualquier medio -formal o no- sobre la existencia de una posible irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas.

Igualmente, los empleados pueden también informar de cualquier conducta potencialmente irregular a su directivo superior jerárquico, quien informará al Responsable del Sistema de la sociedad en la que presten sus servicios; o, directamente, al propio Responsable del Sistema del Grupo, quien trasladará la correspondiente información al Canal de Denuncias a la mayor brevedad posible, entendiéndose así cumplido el deber de comunicación anteriormente referido.

En la gestión del Canal de Denuncias rigen los principios de confidencialidad de los datos aportados y de las declaraciones realizadas, respeto y fundamento; de modo que cualquier decisión que se adopte a partir de su recepción, se hará de forma razonada, proporcionada y considerando las circunstancias de los hechos denunciados, con pleno respeto siempre de los derechos y de las debidas garantías para el denunciante y para las personas afectadas, si las hubiera.

En particular, el Canal garantiza la confidencialidad de la identidad de los denunciantes y personas afectadas, así como de las comunicaciones. Igualmente, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas. Toda persona que denuncie gozará de la debida protección y cualquier acción respecto a ella que pueda entenderse como amenaza, discriminación o represalia será sancionada.

La comunicación a través del Canal de Denuncias podrá hacerse de forma anónima o no. Es recomendable hacer una descripción completa del hecho denunciado, identificar a las personas presuntamente afectadas o implicadas en el mismo -en el caso de que las hubiera- y aportar datos concretos, fechas, empresas o terceros relacionados con el hecho o actuación descrita; todo ello con objeto de favorecer, en su caso, la posterior comprobación de los hechos objeto de la comunicación.

Las denuncias presentadas de mala fe, a sabiendas de su falsedad, serán objeto de acciones disciplinarias, de acuerdo con lo dispuesto en la Política Corporativa sobre el Programa Integral de Disciplina.

La presente política se aplica a todas las sociedades que integran EDUCA EDTECH Group, tal y como viene establecido en el art. 11 de la presente ley, por el que la sociedad dominante podrá aprobar una política general relativa al Sistema interno de información aplicable a todas las entidades del grupo, sin perjuicio de la autonomía e independencia de cada sociedad. 

A estos efectos se entiende por EDUCA EDTECH Group a todas las entidades que integran y componen su grupo empresarial, así como aquellas entidades que si bien, no integran en la actualidad el mencionado grupo, puedan formar parte de éste de forma directa o indirecta.

En este sentido, el Responsable del Sistema deberá ser un directivo de la entidad, podrá ser uno para todo el grupo y, deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, sin recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. A su vez, se podrán establecer Responsables del Sistema en cada una de las sociedades que conforman el grupo. 

El Consejo de Administración de EDUCA EDTECH Group tiene atribuidas entre sus funciones la de establecer las bases de una adecuada y eficiente coordinación entre la Sociedad y las demás sociedades pertenecientes al EDUCA EDTECH Group, tanto españolas como extranjeras; respetando, en todo caso, la autonomía de decisión de los órganos de administración y de los directivos de cada sociedad, de conformidad con el interés social propio de la Sociedad y de cada una de las sociedades que integran el Grupo.

Por ello, corresponde al Consejo de Administración de EDUCA EDTECH Group aprobar esta Política, cumpliendo así su función de establecer las bases, fijar los instrumentos y diseñar los mecanismos necesarios para una adecuada y eficiente coordinación en las actividades relacionadas con la gestión de denuncias; sin perjuicio de las decisiones autónomas que correspondan a cada sociedad del Grupo y las particularidades de su negocio.

El Responsable del Sistema informará periódicamente de la actividad relacionada con el Canal de Denuncias. En este sentido, se recibirá información periódica de todas las denuncias relevantes recibidas en el Grupo.

El área responsable de cada sociedad se encargará del registro y la comunicación de las denuncias recibidas en la propia sociedad, dándole traslado al canal de denuncias general del Grupo. Reconocidas las denuncias como tales, el Responsable del Sistema procederá a la comprobación y revisión de los hechos denunciados. Concluida dicha comprobación, se dará traslado del expediente a las áreas afectadas a los efectos oportunos.

El Responsable del Sistema garantizará en todo momento el acceso más amplio al contenido del Canal de Denuncias al área de Cumplimiento; el cual recibirá cuantos informes se emitan derivados de revisiones de hechos denunciados. Las áreas afectadas por los hechos denunciados participarán en el diseño y harán seguimiento de los planes de acción.

En este sentido y a los efectos de la mitigación de las consecuencias asociadas a una posible infracción, si los hechos denunciados tuvieran impacto en aspectos de cumplimiento, el área de Cumplimiento –en el ejercicio de su función de remediación- podrá solicitar estar involucrada en el diseño y seguimiento de los planes de acción respectivos. Asimismo, será informada del desarrollo de los trabajos de análisis de dichos hechos denunciados.

En la gestión del Canal de Denuncias, se dará cumplimiento a la normativa legal sobre protección de datos de carácter personal aplicable a las distintas sociedades del Grupo. En particular, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Todas las sociedades deberán implantar las medidas de seguridad de los datos personales que resulten de aplicación según el nivel de riesgo que se establezca para el Canal de Denuncias o, en su caso, las medidas que resulten obligatorias en virtud de la normativa legal aplicable y la normativa interna relativa a este aspecto del Grupo. El nivel de seguridad deberá ser, como mínimo, el equivalente al previsto en el sistema de cumplimiento de protección de datos para los datos sensibles o de categoría especial, de acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable.
• Considerando que EDUCA EDTECH Group es la entidad gestora de la plataforma sobre la que funciona el canal de denuncias, se deberá formalizar un acuerdo que establezca los derechos y obligaciones de las partes (EDUCA EDTECH y las sociedades del Grupo), en especial las relacionadas con la protección de datos.
• Se deberá garantizar un adecuado cumplimiento del tratamiento de datos de carácter personal, y en particular respecto a los derechos de los titulares de dichos datos a ser informados sobre el tratamiento de estos. Todo ello, de acuerdo con la Legislación aplicable en cada país.

4.1     Acceso y funcionamiento del Canal

El Canal de Denuncias será accesible a través de: 

• La página web de EDUCA EDTECH GROUP.
• Un número de teléfono. En dicho caso, la denuncia será grabada y se conservará como grabación de audio, con arreglo a la legislación.
• Direcciones de correo electrónico específicas del canal de denuncias, según se determine.

Las denuncias o quejas también se podrán presentar por carta dirigida al Responsable del Sistema o a sus representantes en las empresas.

El Canal de Denuncias es único para todas las empresas del Grupo, si bien los responsables de sistema de cada una de las sociedades podrán recibir denuncias, remitiéndose las mismas al Responsable del Sistema del Grupo. El denunciante que desee mantenerse en el anonimato podrá hacerlo con las garantías suficientes establecidas en esta Política. 

Cualquier acción encaminada a impedir que un empleado realice una comunicación a través del Canal de denuncias será sancionada de acuerdo con el régimen laboral y disciplinario aplicable.

El conjunto de actividades para el registro, admisión a trámite, comprobación y resolución de las comunicaciones recibidas en el Canal de Denuncias se desarrollarán en el plazo más breve posible, atendiendo a las características de los hechos denunciados y las demás circunstancias concurrentes.

4.2     Registro y clasificación de las denuncias

Todas las denuncias recibidas se analizarán por el Responsable del Sistema de forma independiente y se garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados.

Una vez recibida la comunicación, se le asignará un código de identificación, correlativo, y se incorporará a una base de datos, en la que se registrará la calificación dada a dicha denuncia y su estado de tramitación. La base de datos se actualizará a lo largo de las distintas fases del procedimiento.

Al denunciante, en el plazo de 7 días, se le facilitará un justificante de la presentación y registro de la comunicación realizada en el canal, a efectos de acreditar el cumplimiento del deber general de cooperación a que se refiere el apartado 1 de esta política.

Las denuncias se deberán clasificar por orden de importancia. Como aspectos considerados de mayor relevancia:

• Situaciones que puedan dar lugar a eventuales responsabilidades penales de la compañía o sus directivos, incluyendo (pero sin limitarse a) aquellas que puedan involucrar actos que, de confirmarse, pudieran llegar a ser clasificadas como corrupción en el ámbito público, en alguna de sus formas.
• Situaciones en las cuales exista el riesgo de vulnerar alguna legislación vigente.
• Situaciones que, de conocerse fuera de la compañía, pudieran causar un daño a la imagen del grupo.
• Situaciones que supongan un riesgo en la “continuidad del negocio”.
• Importe elevado asociado a la denuncia fundada.
• Número de personas o áreas afectadas por los hechos denunciados.

La valoración indicada en este apartado determinará la prioridad a la hora de comenzar la revisión y asignación de los recursos. Una vez realizado el análisis preliminar de la comunicación, se indicará nivel de relevancia. 

En el caso de que, con posterioridad, se obtengan nuevos datos o indicios que aconsejen variar la relevancia de la denuncia, se modificará justificadamente el cambio de prioridad, documentándose debidamente.

Las comunicaciones recibidas en el canal se clasificarán conforme a su naturaleza y de acuerdo con las categorías indicadas en el Anexo. Dicha clasificación podrá ser objeto de actualización conforme evolucionen las necesidades de información al respecto.

Las denuncias que se reciban a través del Canal de Denuncias y aquellas que guarden relación con situaciones de discriminación, acoso moral (mobbing) y acoso sexual o por razón de género, se tramitarán, en su caso, de conformidad con los procedimientos específicos que puedan existir para estas materias concretas en la sociedad empleadora del denunciante.

4.3     Análisis preliminar de los hechos denunciados

Recibida una comunicación, el Responsable del Sistema determinará si procede o no darle trámite, considerando si reúne los requisitos mínimos para ello. En el supuesto de que la comunicación sea manifiestamente infundada o que, siendo anónima, no aporte información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados, no será admitida a trámite, documentándose tal decisión.

En caso de que los hechos denunciados pudiesen afectar a más de una sociedad del Grupo o a profesionales adscritos a varias de ellas, la comunicación se remitirá por cualquiera de las sociedades afectadas al Responsable del Sistema del Grupo para que adopte las medidas de coordinación oportunas, incluyendo la avocación de la decisión sobre su admisión a trámite y la determinación de la sociedad responsable de la comprobación.

4.4     Comprobación de los hechos denunciados

Cuando de acuerdo con el análisis preliminar de la denuncia así se requiera, el Responsable del Sistema procederá a la comprobación y análisis de los hechos denunciados; para lo que se podrá requerir, en su caso, la colaboración de otras áreas de la compañía o de terceros si fuera necesario.

A lo largo del proceso de investigación, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas. 

4.5     Resolución de la denuncia

Concluida la comprobación sobre los hechos denunciados, el Responsable del Sistema alcanzará unas conclusiones que trasladará a las áreas competentes y de acuerdo con las disposiciones que desarrollan esta Política, dichas conclusiones se podrán formalizar en un informe.

Adicionalmente, se deberá asegurar un adecuado cumplimiento de la Legislación de protección

de datos aplicable y en particular, respecto a los derechos de los titulares de dichos datos.

1. Si se considera no acreditada la existencia de infracción: Archivo del expediente

Si se determina que no ha quedado acreditada la comisión de ninguna irregularidad, acto

contrario a la legalidad o a las normas internas, se acordará dar por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediéndose a su archivo. Documentándose tal decisión.

1. Si se considera acreditada la existencia de infracción:

Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna irregularidad, acto contrario a la ley o a las normas internas del Grupo, se dará traslado al responsable del área afectada y al área de Recursos Humanos para los efectos disciplinarios oportunos. Con independencia de que el área de Cumplimiento tenga acceso pleno y permanente al Canal de Denuncias y sea informado periódicamente del desarrollo de los trabajos de comprobación y análisis de las denuncias, tendrá formalmente acceso a cuantos informes de resolución de denuncias se emitan.

En aquellos casos que por su relevancia se considere necesario, a instancia de cualquiera de las áreas anteriormente citadas, se podrá dar traslado:

• al Comité de Acción Disciplinaria u órgano equivalente de la sociedad a que se refieran los hechos objeto del expediente.
• a los Servicios Jurídicos de la sociedad correspondiente.
• en su caso, al Responsable Global correspondiente.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo al informante, a los treses meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación. En los casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales (Art. 9.2.d) Ley 2/2023)

4.6     Conservación de la información

La información se alojará y conservará de acuerdo con los requerimientos legales que en esta materia resulten de aplicación en cada caso. El tratamiento de datos personales será, igualmente, adecuado a las legislaciones aplicables en la materia. Se considerarán, en cualquier caso, los posibles requerimientos de Administraciones públicas, juzgados y tribunales, en los términos establecidos por la legislación en vigor, y únicamente durante el plazo de prescripción de las acciones que se puedan derivar del tratamiento en cuestión.

Todos los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023.  Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. En ningún caso podrán conservarse los datos por un periodo superior a diez años. 

4.7         Denuncias procedentes del personal ajeno al EDUCA EDTECH Group

Si un tercero traslada una denuncia a un empleado, éste tendrá la obligación de comunicarla al Responsable del Sistema.

De acuerdo con las exigencias de la Ley, un tercero ajeno al EDUCA EDTECH Group (esto es, un accionista, cliente, proveedor, etc.) que disponga de información sobre alguna práctica irregular y la ponga en conocimiento de un empleado del Grupo, -independientemente del procedimiento que utilice para hacer llegar esta información-, ese empleado tiene la obligación de comunicar esta información a los Responsables de las empresas o países que proceda (quienes deberán actuar según lo dispuesto anteriormente en esta política)

La no tramitación de las denuncias o quejas recibidas por un empleado tendrá, en su caso, la consideración de infracción, en los términos establecidos en la legislación vigente que resulte de aplicación. 

El canal de denuncias se rige por los principios de confidencialidad, respeto y fundamento.

Toda persona que denuncie de buena fe gozará de la debida protección conforme a lo establecido

en la normativa aplicable.

Específicamente, todo empleado que utilice de buena fe el Canal de Denuncias para denunciar eventuales irregularidades o actos contrarios a la legalidad o a las normas internas de los que tengan conocimiento, ya sea de forma anónima o dando a conocer su identidad, tendrá derecho a ser protegido tal y como se establece la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

El Canal de Denuncias se ha diseñado para que el denunciante que desee mantenerse en el anonimato pueda hacerlo con las garantías suficientes. En este sentido, si el denunciante opta libremente por no ocultar su identidad, el informe de resolución de la denuncia procurará no hacer referencia a la identidad del denunciante ni de las partes implicadas, en aras a garantizar la debida confidencialidad.

Si el nombre del denunciante trascendiese públicamente, por cualquier motivo, cuando se trate de un empleado, se informará al área de Recursos Humanos de la Sociedad en la que éste preste sus servicios al objeto de que realice un seguimiento de la estabilidad laboral de este empleado, concediéndole, si se estima conveniente, un traslado de su actual puesto de trabajo.

Cualquier acción contra el empleado denunciante que pueda entenderse como amenaza, discriminación o represalia por efectuar una denuncia tendrá, en su caso, la consideración de infracción laboral en los términos establecidos en la legislación vigente que resulte de aplicación.

Sin perjuicio de la obligación que tienen los empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en la Normativa Interna en el desempeño de sus funciones, se promoverá y velará por la debida difusión de esta Política y de la existencia del Canal de Denuncias.

Esta Política entrará en vigor a partir de su aprobación por el Consejo de Administración de EDUCA EDTECH Group.                 

ANEXO: CATEGORÍAS DE COMUNICACIONES CANAL DE DENUNCIAS